Um die IT-Prozesse der einzelnen Hotelstandorte einheitlich verwalten zu können, migrierte die Frankfurter Gekko Group ihre IT-Infrastruktur in eine Cloud. Wie die Gruppe bei diesem sensiblen Prozess vorging.
Eine zuverlässige IT-Infrastruktur ist das A und O für einen erfolgreichen Hotelbetrieb. Prozesse wie das Einchecken oder Bezahlen müssen reibungslos funktionieren, nur so können sich die Mitarbeitenden auf ihre Gäste konzentrieren. Um das zu gewährleisten, hat die Frankfurter Gekko Group ihre IT-Prozesse konsolidiert und in eine Cloud umgezogen.
Eine einheitliche IT-Strategie gab es bislang nicht. Seit 2016 hat die Gekko Group nach und nach weitere Hotels und Gastronomiebetriebe in Deutschland übernommen. Vorhandene technische Strukturen wurden dabei integriert, wie Marc Engler, Geschäftsführer der Gekko Group, erläutert: „So entstand ein bunter Blumenstrauß an IT-Systemen, die als On-Premises-Lösungen lokal verwaltet und gemanaged wurden.“ In der Folge nutzte jedes Hotel mehrere Computer, Server und Back-up-Systeme. Diese zu überwachen und zu warten, gestaltete sich entsprechend aufwendig. Auch die Einhaltung der Compliance-Vorgaben im Franchise-Sektor wurde so zur Herausforderung.
Baden-Baden ist Blaupause
Zudem war es nicht möglich, neue Anwendungen zu implementieren. „Wir hätten diverse Einzellösungen benötigt, anstatt eine zentrale Lösung gruppenweit ausrollen zu können“, so Engler. „Das hat dazu geführt, dass wir Applikationen wie ein CRM-System teils nicht eingeführt haben, obwohl die Gäste davon profitiert hätten.“ Um die IT-Infrastruktur zu vereinheitlichen, wandte sich das Unternehmen an den VMware-Partner und IT-Dienstleister FocusNet. Zunächst beauftragten sie die Firma, die IT-Infrastruktur des zweiten Roomers in Baden-Baden über ihre Cloud-Services zu hosten. Damals übergab man auch das IT-Projektmanagement an den Dienstleister, der File-Shares, Interfaces und hotelspezifische Dienste als virtuelle Maschinen cloudbasiert abbildete. Der IT-Betrieb wurde dadurch zuverlässiger und wartungsärmer. So lag es für Gekko nahe, auch die IT-Infrastruktur der übrigen Häuser in der Cloud laufen zu lassen. Über zwei Jahre hinweg migrierte FocusNet die einzelnen Standorte sukzessive von der alten On-Premises-Infrastruktur in seine Cloud. Der Gästebetrieb konnte in dieser Zeit ungestört weiterlaufen. Hotels, die die Gekko Group in dieser Zeit neu eröffnete, wurden direkt für den Cloud-Betrieb aufgesetzt. Dabei diente das Projekt in Baden-Baden als Blaupause.
Systeme remote betreiben
Um eigens gehostete Cloud-Services anbieten zu können, betreibt FocusNet drei Rechenzentren in Berlin und Hannover. Sein gesamter Software-Stack läuft dabei auf Basis von VMware. Beim Projekt mit der Gekko Group kamen außerdem VMware-Lösungen zur Server-, Netzwerk- und Sicherheitsvirtualisierung zum Einsatz. Darüber hinaus übernahm der Dienstleister die IT-technische Betreuung der anderen Hotels, und damit die gesamte Verwaltung, Sicherung und Wartung. Systeme, die für den Hotelbetrieb existenziell sind – zum Beispiel für Schlüsselkarten und Kassenserver – lassen sich über die Server des TechnikSpezialisten auch remote betreiben.
Für die Gekko Group ergeben sich nach eigenen Angaben zahlreiche Vorteile: So laufen die IT-Systeme nun standardisiert und zuverlässig. Kommt es doch einmal zu einem Ausfall, ist dieser wesentlich schneller behoben als ein Server-Ausfall in der On-Premises-Umgebung. Zudem haben sich die Wartungszeiten verkürzt, während sich System-Updates für das Property Management sowie Sicherheits- und Versionsupdates nun zentral einspielen lassen. Dauerte dieser Prozess früher 20 bis 30 Tage, ist er heute in zwei bis drei Tagen erledigt. Die zentralisierte Infrastruktur lässt sich außerdem effizienter schützen als die dezentralen On-Premises-Lösungen. Das hilft der Gekko Group, den hohen Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Hinzu kommen eine größere Flexibilität und finanzielle Planbarkeit, da die Gekko Group nun mit Betriebs- statt Kapitalkosten kalkulieren kann. So macht es zum Beispiel die Abrechnung pro Zimmer leichter, Kosten zu planen.
Investitionskosten an den einzelnen Standorten entfallen laut Engler nahezu vollständig, da Infrastrukturkosten wie die Klimatisierung der Serverräume beim Dienstleister liegen. Da dieser seine Leistungen als Managed Services anbietet, braucht die Gekko Group keine internen IT-Ressourcen mehr. Und weil es nicht mehr nötig ist, dass externe Techniker für Reparaturen an die verschiedenen Standorte reisen, sinken auch hier die Ausgaben.
Entscheidend für Expansion
„Wir sind in erster Linie Gastgeber“, resümiert Engler. „IT ist für uns ein reines Vehikel, um Prozesse für Mitarbeitende und Gäste möglichst effizient zu gestalten, sodass das Erlebnis während des Aufenthalts im Vordergrund steht.“ Der Geschäftsführer ist froh, mithilfe der cloudbasierten IT-Infrastruktur die Basis für weitere Hoteleröffnungen gelegt zu haben. red
