Elektronische Schließsysteme ersetzen zunehmend klassische Zimmerschlüssel. Sie bieten mehr Sicherheit und Flexibilität, bringen aber auch Risiken mit, die in der Police berücksichtigt werden müssen.
Früher gehörte es zum Hotelerlebnis dazu: Die Gäste erhielten beim Check-in einen klassischen Zimmerschlüssel, oft mit massivem Anhänger und deutlich sichtbarer Zimmernummer. Beim Auschecken wanderte dieser zurück über den Tresen, und das Serviceteam konnte dank Generalschlüssel jederzeit jede Tür öffnen. Doch so charmant und vertraut dieses Ritual war, so riskant wurde es im Verlustfall: Ging ein Schlüssel abhanden, stand oft der Austausch der gesamten Schließanlage an – Schlossänderungskosten, die schnell mehrere tausend Euro betrugen.
Moderne digitale Schließanlagen er möglichen eine einfachere Verwaltung von Zugangsrechten und Berechtigungen für die Servicebereiche im Hotel. So kann nicht nur der Zugang zum Zimmer für einen bestimmten Zeitraum definiert werden, sondern auch für das Day Spa oder den Fitnessraum. Häufig werden dazu RFID-Karten oder Magnetstreifenkarten als elektronische Schlüssel verwendet. Bei Verlust der Karte oder des Keys ist bei elektronischen Systemen nur eine Deaktivierung nötig und nicht ein Austausch des gesamten Systems.
Zugang sorgfältig verwalten
Bereits bei der Auswahl zählt ein gutes Gesamtpaket: Das System sollte sicher vor unbefugtem Zugriff sein, eine einfache Verwaltung und schnelle Anpassung von Zugangsrechten ermöglichen, benutzerfreundlich für Gäste und Mit arbeitende sein sowie robust und erweiterbar bleiben. Aber auch nach erfolgreicher Einführung benötigen elektronische Zugangssysteme regelmäßige Überprüfung und Wartung. Neben den Türsystemen, die auf Funktion überprüft werden müssen (Sicherheitsbeschläge, Schließzylinder, Lesegeräte), sollten folgende Maßnahmen unbedingt erfolgen:
- Nutzung von Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung bei digitalen Systemen
- Protokollierung und Überwachung von Zugriffen
- Regelmäßige Updates der Software und Firmware
- Verwendung von Systemen mit gültigem Patentschutz
- Integration von zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen wie Videoüberwachung
- Notfallpläne implementieren und regelmäßige Schulung des Personals
Einige Hotels nutzen mittlerweile Smartphone Apps als digitale Schlüssel. Karten oder Keys werden gar nicht mehr ausgegeben. Berechtigungen werden auf das Smartphone gesendet und öffnen danach die freigeschalteten Bereiche im Hotel. Gleichzeitig können den Gästen weitere Dienste angeboten werden und schaffen ein erhebliches Cross Selling Potenzial. Da aber alle Daten über das Internet übertragen und häufig bei Dienstleistern gehostet werden, bieten solche Onlinelösungen neben Chancen auch erhebliche Risiken, etwa durch Hackerangriffe.
Systeme richtig absichern
Moderne Schließsysteme steigern den Komfort und senken das Risiko klassischer Schlüsselverluste. Gleichzeitig steigt jedoch die Gefahr unbefugter Zugriffe, wenn der Schutz unzureichend ist. Deshalb sollten Hoteliers beim Einbau nicht nur die Versicherungssumme prüfen, sondern auch sicher stellen, dass elektronische Schließsysteme und ihre Komponenten Teil des Versicherungsschutzes im Hotelbetrieb sind. Die Bedingungen des Versicherers dürfen dabei nicht nur auf herkömmliche Schlüssel ausgelegt sein, sondern müssen moderne Schließsysteme berücksichtigen. Gerade bei alten Versicherungsbedingungen kann es sonst schnell eine Lücke im Versicherungsschutz geben. Hilfreich ist hier eine eher pauschale Bezeichnung, keine ab schließende Aufzählung. Andernfalls kann bei künftigen Entwicklungen im Bereich der Systeme erneut ein Problem mit dem Versicherungsschutz auf treten.
Autor
Alexander Fritz (B. A. Versicherungswirtschaft), Geschäftsführer der Fritz & Fritz GmbH in Margetshöchheim, ist auf Risikomanagementkonzepte und Pakete zur Unternehmensabsicherung spezialisiert.
