So vereinfachen Sie Hotelbuchungsbestätigungen

Was ist eine Buchungsbestätigung?

Eine Buchungsbestätigung ist ein Dokument, das ein Hotel Gästen bereitstellt und das die Einzelheiten der Buchung des Gastes bestätigt.

Eine Buchungsbestätigung garantiert Gästen, dass ihr Aufenthalt zum vereinbarten Preis gebucht wurde und die Zahlung ggf. bereits erfolgt ist. Sie gibt dem Gast die Möglichkeit, alle Angaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und schützt ihn vor unangenehmen Überraschungen am Tag der Anreise.

Da es sich bei der Hotelbuchungsbestätigung um das wichtigste Dokument vor der Ankunft handelt, ist es entscheidend, dass alle Angaben korrekt sind. Die gute Nachricht: Dank Hoteltechnologie ist dies einfacher denn je. Automatisierung kann menschliche Fehler um bis zu 80 %reduzieren und so sicherstellen, dass jede Buchungsbestätigung jede Buchung perfekt widerspiegelt.

In diesem Leitfaden sehen wir uns Buchungsbestätigungen für Hotels genauer an: Warum sind sie so wichtig, wie sehen sie aus und wie können kleine, unabhängige Hotels genaue Dokumente für Gäste erstellen?

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Warum sind Buchungsbestätigungen für kleine Hotels wichtig?

Durch die formelle Bestätigung jeder Buchung bieten unabhängige Hotels ihren Gästen Klarheit, bauen Vertrauen auf und können die Anzahl der No Shows reduzieren, da Gäste wissen, dass es in ihrer Verantwortung liegt, zu erscheinen (oder mit Gebühren für eine verspätete Stornierung/No Show rechnen zu müssen).

Kleine Hotels verfügen nur über wenige Zimmer und eine Handvoll Personal. Schon eine einzige verpasste oder falsch kommunizierte Buchung kann den Verlust wichtiger Einnahmen bedeuten, ganz zu schweigen vom Markenschaden, der durch frustrierte Gäste entsteht, die von einer Überbuchung oder einer verpassten Buchung betroffen sind.

Eine Bestätigungs-E-Mail oder -Nachricht fungiert als Vertrag zwischen Ihrem Hotel und Ihren Gästen. Sie gibt Gästen die Gewissheit, dass ihr Aufenthalt gesichert ist und bietet Ihnen die Möglichkeit, durch einen individuellen Text Ihre Persönlichkeit zu zeigen und Upselling-Möglichkeiten zu schaffen, indem Sie zusätzliche, ergänzende Dienstleistungen erwähnen, die Sie anbieten.

Die Bedeutung von Buchungsbestätigungen:

• Buchungsfehler und Missverständnisse vermeiden
• Gästezufriedenheit und Markenvertrauen aufbauen
• Stornierungen und No Shows minimieren

Was sollte in einer Hotelbuchungsbestätigung enthalten sein?

Aus folgenden Gründen ist es unter anderem wichtig, Ihre Hotelbuchungsbestätigung richtig zu verfassen:

• Branchenübergreifend liegt die Öffnungsrate von E-Mails mit Bestell- und Buchungsbestätigungen bei etwa 65 % – weit über dem Durchschnitt von 17,7 %.
• Die Öffnungsrate von Bestätigungs-E-Mails von Hotels liegt sogar bei 72 %.
• Mit zeitnaher, markenbezogener Kommunikation geben Sie Ihren Gästen die Sicherheit, dass ihre Buchung bestätigt ist, und sorgen für einen professionellen und positiven Ton vor der Ankunft.

Es gibt einige wichtige Überlegungen, die Hoteliers beim Erstellen einer Hotelbuchungsbestätigung beachten sollten. Das Dokument sollte klar, aktuell und spezifisch für Ihre Unterkunft sein. Es sollte Gästen die Sicherheit geben, dass ihre Buchung erfolgreich war und ihnen eine klare Vorstellung über ihren Aufenthalt und mögliche Zusatzleistungen geben.

1. Wichtige Informationen

Um einen reibungslosen Check-in zu gewährleisten, sollte eine gute Hotelbuchungsbestätigung übersichtlich und leicht lesbar sein und die folgenden wesentlichen Buchungsdetails enthalten:

• Gästedaten: Name, Kontaktdaten, Anzahl der Gäste.
• Buchungsübersicht: Check-in-/Check-out-Daten, Zimmerkategorie, Preis, Anzahl der Nächte.
• Zahlungsinformationen: Geleistete Anzahlung, Restbetrag, Zahlungsmethoden, Stornierungs-/Rückerstattungsbedingungen.
• Hotelinformationen: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse (einschließlich anklickbarer Karte/Wegbeschreibung).

2. Professionelles Aussehen

Aussehen ist nicht alles, aber es ist sicherlich wichtig. Indem Sie ein ansprechendes und übersichtliches Dokument erstellen und es genau im richtigen Moment versenden, gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer Gäste, noch bevor sie anreisen.

• Ton: Verfassen Sie eine herzliche, aber professionelle Nachricht, die die Persönlichkeit Ihres Hotels widerspiegelt.
• Branding: Durch die prominente Präsentation Ihres Logos und Ihrer Markenfarben können Sie Ihr Hotel einprägsamer machen und zu erneuten Besuchen motivieren.
• Zeitpunkt: Senden Sie die Bestätigung unmittelbar nach der Buchung, gefolgt von einer Erinnerung einige Tage vor dem Check-in.

3. Betriebsdetails

Die besten Hotelbuchungsbestätigungen beantworten alle Fragen, die Gäste zu Ihrem Hotel und ihrem Aufenthalt haben könnten. Die folgenden Angaben sollten enthalten sein:

• Anweisungen zum Check-in: Die frühesten und spätesten Ankunftszeiten, Öffnungszeiten der Rezeption sowie eventuelle Codes und Anweisungen zum Self-Check-in.
• Stornierungsbedingungen: Geben Sie Fristen und Stornierungs-/Rückerstattungsbedingungen klar und deutlich an.
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Fügen Sie einen Link oder eine kurze Zusammenfassung wichtiger Richtlinien hinzu, beispielsweise Ihre Hausordnung, Zahlungsbedingungen oder Richtlinie für Haustiere.

4. Upselling-Möglichkeiten

Eine Buchungsbestätigung ist nicht nur eine Verpflichtung, sondern auch eine Chance. Profitieren Sie davon, indem Sie Folgendes erwähnen:

• Zusatzleistungen oder Extras: Alle vom Gast ausgewählten Upgrades, Anfragen oder Pakete sowie potenzielle Upselling-Möglichkeiten basierend auf dem, was Sie über den Gast wissen.
• Ein personalisiertes Abschiedswort: Eine individuelle Buchungsbestätigungsnachricht („Danke [NAME DES GASTES], bis bald“), um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und eine Beziehung zum Gast aufzubauen.

Wie geht es weiter?

• Überprüfen Sie Ihre aktuelle Bestätigungsvorlage auf fehlende Informationen und Möglichkeiten.
• Automatisieren Sie Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails, die zu wichtigen Zeitpunkten vor der Ankunft gesendet werden.
• Fügen Sie klare Anweisungen, Richtlinien und Kontaktinformationen zum Check-in hinzu, um Ihrem Personal Zeit zu sparen.
• Personalisieren Sie Nachrichten und heben Sie relevante Upselling-Angebote hervor.

Beispiele für gelungene Hotelbuchungsbestätigungen

Die 3 wichtigsten Arten von Hotelbuchungsbestätigungen:

• E-Mail: Eine detaillierte Zusammenfassung der Buchung
• Text: Eine kurze Zusammenfassung, die normalerweise auf eine ausführlichere Bestätigung verweist
• Bildschirmmeldung: Ein Pop-up, das sofort nach der Buchung auf dem Bildschirm erscheint

Buchungsbestätigungen gibt es in vielen Formen – von einfachen Bildschirm-Pop-ups bis hin zu umfassenden E-Mails. Die meisten Hotels verwenden eine Kombination verschiedener Bestätigungsarten und achten dabei auf Einzigartigkeit und Markenpersönlichkeit.

1. Buchungsbestätigungs-E-Mail

Eine Bestätigungs-E-Mail für Hotelreservierungen bietet dem Hotel die Möglichkeit, jedes einzelne Detail der Buchung anzugeben, damit der Gast diese überprüfen kann. Es bietet dem Gast die Möglichkeit, die Richtigkeit aller Angaben zu bestätigen, wodurch die Haftung des Hotels für etwaige Fehler, insbesondere wenn diese dem Gast während des Buchungsvorgangs unterlaufen sind, reduziert werden kann.

E-Mail-Bestätigungen bieten außerdem die Möglichkeit, Ihren Gästen Zusatzleistungen oder Cross-Selling-Angebote zu unterbreiten und so den Wert jeder einzelnen Buchung zu maximieren.

Beispiel: Betreff: Ihr Aufenthalt im Seaview Hotel ist bestätigt!

Text: Guten Tag, Herr Meier! Danke, dass Sie bei uns gebucht haben!

Ihre Buchung für den 14. bis 16. Juli für 2 Personen in einem Queen-Zimmer ist bestätigt. Der Check-in ist ab 14:00 Uhr möglich, alle Details dazu finden Sie weiter unten. 

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2. Buchungsbestätigung auf dem Bildschirm

Sie kennen das vielleicht: Sie klicken bei einem Langstreckenflugticket oder einer 10-tägigen Rundreise auf „Jetzt buchen“ und warten fünf nervöse Minuten auf die Buchungsbestätigung.

Eine Bildschirmbestätigung, sei es als Pop-up oder auf einer speziellen Seite, kann Ihren Gästen diese unangenehme Wartezeit ersparen, wenn sie direkt bei Ihnen buchen.

Beispiel: „Gute Nachrichten: Ihre Reservierung ist bestätigt! Vielen Dank für Ihre Buchung im Seaview Hotel. Wir haben eine Bestätigungs-E-Mail an [email protected] gesendet.“

3. Buchungsbestätigungstext

Diese Art der Buchungsbestätigung wird kurz nach der Buchung direkt an das Smartphone des Gastes gesendet. Dabei handelt es sich in den meisten Fällen um eine kurze zusammenfassende Bestätigung, die den Gast auf die richtige Buchungsbestätigung verweist, die ihm per E-Mail zugesandt wurde, oder die einen Link bietet, über den der Gast die vollständige Bestätigung in einem Webbrowser aufrufen kann.

Beispiel:„Hallo Herr Meier, Ihre Buchung im Seaview Hotel ist für den 14.-16. Juli bestätigt. Check-in ab 14:00 Uhr. Bis bald! Hier finden Sie Ihre Buchungsbestätigung.“

Prioritäten bei Buchungsbestätigungen für unabhängige Hotels:

• Erwägen Sie das Senden einer Buchungsbestätigung per SMS, um sicherzustellen, dass Sie alle Gäste erreichen.
• Beginnen Sie mit Ihrer Bestätigungs-E-Mail, denn sie ist am wichtigsten.
• Verwenden Sie eine sofortige Reservierungsbestätigung auf dem Bildschirm, wenn Sie Direktbuchungen anbieten.

Zusammen mit dem Little Hotelier Team arbeiten wir an einer völlig neuen Website. Die Vorlagen und Designoptionen sind attraktiv und sehr benutzerfreundlich. Wir sind zuversichtlich, dass wir bald noch mehr Buchungen generieren können.

Alexandra Klosok-Wofford,

Owner

Guesthouse Sternen

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What toolsMit welchen Tools kann die Buchungsbestätigung automatisiert werden? 

Es gibt einige Möglichkeiten, um die Erstellung und den Versands von Hotelbuchungsbestätigungen zu automatisieren. Diese reichen von einfachen (und etwas eingeschränkten) bis hin zu speziell entwickelten (und äußerst leistungsfähigen) Methoden.

• OTAs und Buchungskanäle: Wenn Sie eine Buchung über einen Drittanbieter wie Booking.com oder Airbnb erhalten, wird vom OTA automatisch eine Bestätigung gesendet, die Sie jedoch nicht wesentlich bearbeiten oder anpassen können.
• Tools zur E-Mail-Automatisierung: Obwohl sie nicht für diese Aufgabe konzipiert sind, können Tools wie Mailchimp, ActiveCampaign und Zapier so konfiguriert werden, dass sie als Reaktion auf bestimmte Auslöser automatisch Buchungsbestätigungen versenden können.
• Hotelverwaltungssysteme (PMS): All-in-One-Tools wie SiteMinder, Cloudbeds und Little Hotelier geben Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre Buchungen, einschließlich der Erstellung Ihrer eigenen Buchungsbestätigungen und der Automatisierung jedes einzelnen Schrittes.

Wenn Sie ein kleines, unabhängiges Hotel besitzen oder leiten, ist das beste Tools ganz klar:

Wie der Name schon sagt, ist Little Hotelier eine All-in-One-Lösung, die speziell für Boutique-Hotels entwickelt wurde. Little Hotelier kann Ihnen dabei helfen, Buchungsbestätigungen zu automatisieren, um sicherzustellen, dass jeder Gast einen klaren und umfassenden Überblick über seinen bevorstehenden Aufenthalt hat.

By Dean Elphick

Dean ist der Senior Content-Marketing-Spezialist von Little Hotelier, der All-in-One-Softwarelösung, die speziell für kleine Unterkunftsanbieter entwickelt wurde, um ihnen das Leben zu erleichtern. Dean hat das Schreiben und Erstellen von Texten zu seiner Leidenschaft im gesamten Berufsleben gemacht, zu denen mehr als sechs Jahre bei Little Hotelier gehören. Durch Content möchte Dean Wissen, Inspiration, Unterstützung und letztendlich Mehrwert für kleine Unterkünfte bieten, die ihre Unternehmensprozesse (und ihr Leben) verbessern möchten.