Veranstaltungen steuerlich einordnen

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Events bieten die Gelegenheit, Geschäftspartner und Mitarbeitende zusammenzubringen. Ob Networking, strategische Ausrichtung oder ein Zeichen der Wertschätzung – sorgfältige Planung und steuerliche Weitsicht tragen zu einem erfolgreichen Ablauf bei.

Events sind eine ideale Möglichkeit für Networking, doch Hoteliers müssen dabei stets die steuerliche Einordnung der Veranstaltung im Blick behalten. Handelt es sich um eine „Betriebsveranstaltung“, bei der vor allem Mitarbeitende und deren Begleitpersonen teilnehmen, gelten andere steuerliche Regelungen. Werden hingegen überwiegend externe Gäste wie Geschäftspartner oder Kunden mit hoher Buchungsauslastung eingeladen, sieht es anders aus. Bei einer solchen „geschäftlichen Veranstaltung“ können die anteiligen Personalkosten in Bezug auf ebenfalls teilnehmende Mitarbeitende voll als Betriebsausgaben angesetzt werden. Für die Mitarbeitenden müssen in der Regel auch keine geldwerten Vorteile versteuert werden, da ihr Arbeitseinsatz der Betreuung und Unterhaltung der Gäste dient.

Lohnsteuerpflicht und Verpflegungspauschale

Lediglich hinsichtlich der Verpflegung der Mitarbeitenden auf der Veranstaltung stellt sich die Frage nach der Lohnsteuerpflicht. Falls die Mitarbeitenden an diesem Tag keinen Anspruch auf die steuerliche Verpflegungspauschale hatten, könnte zumindest die Versteuerung eines Mittag- oder Abendessens mit dem sogenannten „amtlichen Sachbezugswert“ von derzeit jeweils 4,40 Euro denkbar sein. Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen – und nichts anderes sind Einladungen von Geschäftspartnern – entfällt allerdings diese Lohnbesteuerung.

Bewirtung und Geschenke

Für Hoteliers ist der Betriebsausgabenabzug aus der Bewirtung auf 70 Prozent der Nettoaufwendungen beschränkt – für alle geladenen Gäste sowie die Mitarbeitenden. Der Vorsteuerabzug ist jedoch in vollem Umfang möglich. Das gilt nur, solange die Kosten im angemessenen Rahmen bleiben. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Aufwendungen pauschal der Bewirtung zugerechnet werden können. Falls bei der Veranstaltung auch Live-Acts oder andere Unterhaltungselemente eingeplant sind, könnte dies aus Sicht der Gäste als Geschenk gelten, ähnlich einer überreichten Eintrittskarte. In solchen Fällen ist der Betriebsausgabenabzug vollständig ausgeschlossen, wenn der Nettowert 50 Euro je Empfänger im Jahr übersteigt. Auch der Vorsteuerabzug entfällt in diesem Fall. Wichtig: Die 50 Euro gelten als Jahresbetrag und nicht mehrfach für verschiedene Veranstaltungen.

Individuelle Aufteilung

Neben den Kosten für Speisen, Getränke und Unterhaltung können auch Ausgaben für Werbung und Öffentlichkeitsarbeit anfallen, etwa bei einem Tag der offenen Tür anlässlich der Einweihung eines öffentlich zugänglichen Spa-Bereichs. Ein allgemeingültiges Schema zur Aufteilung der Kosten gibt es aufgrund der Vielzahl möglicher Szenarien nicht. Oft wird ein Verhältnis von 40 Prozent Werbung, 30 Prozent Bewirtung (davon 70 Prozent abzugsfähig) und 30 Prozent Geschenke als Orientierung herangezogen – angelehnt an den sogenannten VIP-Logen-Erlass.

Im Prüfungsfall versuchen Steuerprüfer

häufig, die Anteile zugunsten der (steuerlich nicht abzugsfähigen) Geschenke zu verschieben, während Steuerberater für den (voll abzugsfähigen) Werbeanteil argumentieren. Ein Mittelweg wird häufig bei den Bewirtungskosten gefunden, deren Betriebsausgabenabzug auf 70 Prozent beschränkt ist. Dies setzt jedoch voraus, dass detaillierte Aufzeichnungen über alle bewirteten Personen vorliegen.

Pauschalversteuerung

Bei den über den Bewirtungsanteil hinausgehenden Kosten ist zu beachten, dass diese für die Empfänger steuerpflichtig sein können. Daher sollte der einladende Veranstalter eine Pauschalversteuerung nach § 37b EstG in Höhe von 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag in Erwägung ziehen, um mögliche steuerliche Risiken zu minimieren.