Ab Januar 2025 steht die deutsche Hotellerie vor einer bedeutenden Veränderung: Die elektronische Rechnungsstellung wird für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich vorgeschrieben.
Die elektronische Rechnungsstellung, auch E-Rechnung genannt, wird künftig den Papierbeleg ablösen. Für Hoteliers im B2B-Bereich – sei es mit Geschäftskunden, Lieferanten oder anderen Partnern – bedeutet dies eine grundlegende Umstellung. Rechnungen müssen in einem standardisierten Format übermittelt werden, das die gesetzlichen Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt und alle relevanten Informationen wie Rechnungssteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung und Umsatzsteuersatz enthält.
Einheitliche Vorgaben für E-Rechnungen
Die EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungen. Dieser Standard legt fest, welche Informationen enthalten sein müssen und welche optional sind. Diese Vereinheitlichung erleichtert den Austausch von E-Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen und hilft Unternehmen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Insgesamt soll die Digitalisierung der Rechnungslegung die wechselseitige Kommunikation mit den Steuerbehörden beschleunigen und erleichtern. Ein wichtiger Bestandteil der EN 16931 ist die Definition von Kernelementen einer Rechnung. Dazu gehören beispielsweise Angaben zum Käufer und Lieferanten, Details zu den einzelnen Rechnungspositionen, Informationen zu Steuern und die Gesamtbeträge. Damit Computer diese Informationen verarbeiten können, erlaubt der Standard bestimmte technische Formate, sogenannte Syntaxen.
Zwei wichtige Beispiele dafür sind UBL und CII. Diese Formate geben vor, wie die Rechnungsdaten strukturiert und codiert werden, damit sie von verschiedenen Systemen gelesen und verstanden werden können.
Anfang 2025 beginnt die stufenweise Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Ab Januar müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und ein Jahr später müssen alle Rechnungen auch elektronisch erstellt und versendet werden. In einer zweijährigen Übergangsphase sind Papierrechnungen und nicht-konforme elektronische Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Praxistipp
Um gut vorbereitet zu sein, sollten Hoteliers bereits jetzt ihre Buchhaltungsprozesse überprüfen und eine passende Softwarelösung für die E-Rechnung auswählen. Zahlreiche Programme lassen sich problemlos in bestehende IT-Systeme integrieren. Zudem ist es ratsam, Geschäftskunden frühzeitig über die Umstellung zu informieren, sodass der reibungslose Ablauf weiterhin sichergestellt ist.
Hoteliers: aktiv mit der Planung beginnen
Nach Ablauf dieser Übergangsphase gibt es weitere Ausnahmen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Rechnungen verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Auch EDI-Verfahren können unter bestimmten Voraussetzungen langfristig genutzt werden. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ebenfalls ausgenommen.
Um für den Start der E-Rechnung gut vorbereitet zu sein, sollten Hoteliers bereits jetzt aktiv mit der Planung beginnen. Im ersten Schritt gilt es, die bestehenden Buchhaltungsprozesse zu analysieren und zu prüfen, inwiefern diese an die neuen gesetzlichen Anforderungen angepasst werden müssen. Die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung für die elektronische Rechnungsstellung steht dabei im Vordergrund.
Zahlreiche Anbieter offerieren mittlerweile spezialisierte Programme, die sich auch in die IT-Systeme der Hotellerie problemlos integrieren lassen.
Darüber hinaus sollten Hotels ihre Geschäftskunden frühzeitig über die Umstellung informieren, um sicherzustellen, dass auch auf Empfängerseite die nötigen Vorkehrungen getroffen werden können. Da die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend wird, müssen schließlich beide Parteien auf eine reibungslose Umstellung vorbereitet sein.
Zur Autorin
Katharina Weigelt ist Rechtsanwältin für Wirtschafts- und Unternehmensrecht mit Schwerpunkt Handels- und Gesellschaftsrecht sowie Compliance.
