Eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) ist ein wichtiges Instrument für Hotels, die neue Produkte, Systeme oder Dienstleistungen, wie z. B. Property Management Systeme (PMS), erwerben möchten.
Sie dient sowohl als Dokument als auch als strukturierter Prozess, der es Organisationen ermöglicht, Informationen von verschiedenen Anbietern zu sammeln und zu bewerten.
Indem die Anforderungen und Erwartungen des Hotels klar formuliert werden, trägt eine RFP zu einer umfassenden und fairen Bewertung möglicher Lösungen bei, insbesondere bei der Auswahl eines PMS.
Dieser Prozess hilft nicht nur bei der Identifizierung der am besten geeigneten Angebote, wie z.B. eines PMS, sondern erleichtert auch eine fundierte Entscheidungsfindung und Verhandlung.
Für Hotels, die sich auf den Weg der Ausschreibung begeben, ist es wichtig, den Zweck und die Struktur der Ausschreibung zu verstehen, um den Prozess der Anbieterauswahl erfolgreich zu durchlaufen.
Ist eine RFP ein Dokument oder ein Prozess?
Es ist beides.
Ja, eine Ausschreibung ist ein Dokument – ein Fragebogen, der Informationen über ein verfügbares Produkt, System oder eine Dienstleistung abfragt.
Sie ist auch ein speziell strukturierter, mehrstufiger Prozess der Informationssammlung und -bewertung.
Eine RFP fordert von der ausschreibenden Organisation (z.B. einem Hotel oder einer Hotelgruppe) Informationen über die Details des Produkts oder Systems, wie z.B. ein PMS oder einen Service, der von mehreren konkurrierenden Anbietern angeboten wird. So kann das Unternehmen nicht nur die Produkte dieser Anbieter vergleichen, sondern auch alle begleitenden Dienstleistungen – Implementierung und Schulung, Benutzersupport usw. – sowie deren Preisvorschläge.
Struktur des idealen RFP
Die ideale Ausschreibung beginnt mit einer klaren Erläuterung der Geschäftsdetails des ausstellenden Unternehmens und der Gründe für sein Interesse an dieser Art von Produkt, insbesondere an einem PMS.
Sie beschreibt die aktuellen Anforderungen an die Funktionalität des Produkts, des Systems oder der Dienstleistung sowie die zukünftigen Erwartungen an diese.
Sobald das RFP-Dokument verfasst, geprüft und innerhalb des Unternehmens genehmigt wurde, kann es an die vorqualifizierten Anbieter verteilt werden.
Detaillierte Antworten des Anbieters
In der RFP wird jeder Anbieter, der sie erhalten hat, aufgefordert, sein Produkt detailliert zu beschreiben.
Wenn die Antworten der Anbieter so detailliert sind, kann das Hotel oder die Hotelgruppe die Eignung jedes vorgeschlagenen Produkts bestimmen.
Anhand dieser Eignungsbeurteilung kann der Ausschreibungsaussteller dann die Produkte identifizieren, die er eingehender prüfen möchte.
Die ausführliche RFP-Antwort bringt den Auswahl-, Verhandlungs- und Implementierungsprozess auf eine informierte und effiziente Weise voran.
Die Bedeutung des RFP-Dokuments
Das RFP-Dokument ist das zentrale Instrument zur Informationsbeschaffung im RFP-Prozess.
Es versetzt die Anbieter in die Lage, die Bedürfnisse des Emittenten, z. B. in Bezug auf ein PMS, zu verstehen und ihre Antworten auf die vielen Fragen, die in der Ausschreibung gestellt werden, präzise und informativ zu gestalten.
RFP-Formate
Es hat sich eine Reihe von Ausschreibungsformaten herausgebildet – einige verlangen detaillierte Antworten im Textstil, andere wiederum beschränken sich auf “Ja/Nein”-Antworten oder “0-5”-Bewertungen in einer Tabelle.
Wir sind der Meinung, dass das Textformat am nützlichsten ist, da es aussagekräftige Informationen liefert, die eine eingehende Analyse der Produkte der einzelnen Anbieter ermöglichen.
Dieses Format ermöglicht auch einen effektiven Vergleich der Merkmale und Funktionen, der unterstützenden Dienstleistungen und der vorgeschlagenen Preise.
Standard RFP-Struktur
Die Struktur des RFP-Fragebogens ist relativ standardisiert.
Er wird erklärt, und Beispiele für die Vorstellung des Emittenten, die Erläuterung der Anforderung und Beispielfragen finden Sie in dem RFP-Kit, das Sie herunterladen können.
Wir hoffen, dass dies hilfreich für Sie ist.
Sie können den Shiji RFP Guide und die dazugehörigen Vorlagen unten herunterladen:
RFP-Leitfaden – PDF-Datei
RFP Scorecard – Excel Datei
RFP Vorlage – Word File
