Ab 1. Januar 2025 zieht die elektronische Rechnung in den B2B-Bereich ein. Wie sich Gastgeber darauf vorbereiten können, welche Übergangsfristen gelten und welche Ausnahmen es gibt.
Vorab die Frage: Was ist überhaupt eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format nach Vorgabe der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dazu zählen vor allem die Rechnungsformate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Alternativ kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger auch ein anderes elektronisches Format vereinbart werden, wenn darin die gesetzlich erforderlichen Angaben entsprechend enthalten sind und ausgewertet werden können.
Entscheidend ist, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung (Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit ihres Inhalts (Unveränderbarkeit) und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies kann durch alle innerbetrieblichen Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer E-Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder den elektronischen Datenaustausch (EDI) als gewährleistet. Grundsätzlich besteht ab Januar 2025 die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, wenn der Leistungsempfänger ein inländischer Unternehmer ist (sog. Business-to-Business-Leistung bzw. kurz: B2B).
Aus Sicht des leistenden Unternehmers gilt die E-Rechnungspflicht nicht, wenn es sich um steuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht handelt. Dabei kommt es auf die Perspektive des leistenden Unternehmers an. Auch Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht generell ausgenommen. Bei Leistungen gegenüber Endverbrauchern, wie privaten Feriengästen oder allgemein bei Touristen, bleibt es grundsätzlich bei der Abrechnung in Papierform. Eine E-Rechnung kann nur dann ausgestellt werden, wenn der Gast dem zustimmt.
Übergangsfristen gelten bis Ende des Jahres 2027
Weil die neue E-Rechnungspflicht einige Herausforderungen an Unternehmen stellt, hat der Gesetzgeber eine mehrjährige Übergangsregelung für eine reibungslose Umstellung vorgesehen. So kann eine Rechnung in den Jahren 2025 bis einschließlich 2026 auch ohne Zustimmung des unternehmerischen Leistungsempfängers als sonstige Rechnung auf Papier oder per E-Mail als PDF übermittelt werden. Soll hingegen ein vom gesetzlich vorgeschriebenen elektronischen Format abweichendes anderes elektronisches Format verwendet werden, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Sofern der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, gilt diese Regelung sogar bis Ende 2027. Wird diese Umsatzgrenze vom leistenden Unternehmer überschritten, kann das andere elektronische Format bei der Nutzung des elektronischen Datenaustauschs (EDI) ebenfalls bis Ende 2027 genutzt werden, sofern der Empfänger dem zustimmt.
Die Einführung der E-Rechnung bedeutet für alle Unternehmen im Ergebnis eine Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem Jahr 2025. Denn dort, wo grundsätzlich eine E-Rechnungspflicht besteht (B2B-Umsätze), bieten die Übergangsregelungen nur dem Rechnungsaussteller ein Wahlrecht zur Ausstellung einer Rechnung in Papierform. Entscheidet sich der Rechnungsaussteller gegen die Papierform und stellt er eine E-Rechnung aus, so muss der unternehmerische Leistungsempfänger diese E-Rechnung auch annehmen; er hat keinen Anspruch mehr auf Ausstellung einer Rechnung in Papierform. Denn die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Entgegennahme ist im B2B-Bereich ab dem Jahr 2025 immer nur bei anderen elektronischen Formaten erforderlich; nicht jedoch bei der E-Rechnung.
Zum Autor
StB Sebastian Schmidt vom ETL Adhoga Verbund in Merseburg ist spezialisiert auf die Beratung von Hotels und Gaststätten.
