Buchungsplattform, Property Management System, digitale Gästemappe und Kommunikationstools: Software spielt heute zweifelsohne eine wichtige Rolle im Hotelalltag. Wer sich mit Hotelsoftware beschäftigt, stößt früher oder später auf das Thema Schnittstellen. Was genau ist eine Software-Schnittstelle, was bringt sie mir und meinen Gästen und welche benötige ich wirklich? Das klären wir in diesem Beitrag.
Was ist eine Hotelsoftware-Schnittstelle?
Unter einer Software-Schnittstelle versteht man die Verknüpfung zweier digitaler Systeme, die normalerweise unabhängig voneinander funktionieren. Im Gegensatz zu einer physischen Schnittstelle, wie beispielsweise dem Kabel, das einen Computer mit dem Monitor verbindet, ist eine Verknüpfung von zwei Software-Systemen auf den ersten Blick nicht sichtbar. Ein Datenaustausch findet jedoch auch hier statt – und zwar automatisch, ohne Eingreifen durch die Gastgeber:innen. Im Hinblick auf Hotelsoftware sind typische Schnittstellen zum Beispiel die folgenden:
- Buchung: Die Buchungsplattform überträgt Buchungsdaten wie Namen, Datum und E-Mail-Adresse des Gastes an das Property Management System des Hotels und „blockiert“ so die gebuchten Zimmer.
- Pre-stay-Mail oder Journey Mail vor der Anreise: Das Property Management System sendet die E-Mail-Adresse sowie ggf. die Buchungsdaten an das jeweilige Mailing-System, damit die Gäste vor der Anreise über wichtige Informationen Bescheid wissen.
- Digitaler Meldeschein/Pre-Check-in: Die digitale Gästemappe übermittelt die Gästedaten an das Property Management System.
- Gästebetreuung: Die digitale Gästemappe sendet Nachrichten von Gästen sowie Buchungen von Angeboten an die Aufgabenmanagementsoftware, wie z. B. das Hotelboard, wo das Team diese bearbeitet und beantwortet.
- u. v. m.
Wozu Schnittstellen? Mehrwerte für Gäste und Team
Der hauptsächliche Vorteil einer Schnittstelle aus Sicht der Gastgeber:innen liegt auf der Hand: Die Automatisierung von Prozessen bringt Entlastung für die Mitarbeitenden des Hotels. Dank einer automatischen Datenübertragung ist kein Abtippen oder „Copy and paste“ mehr nötig, was viel Zeit spart und gleichzeitig Fehlerquellen reduziert.
Auch die Gäste profitieren von Schnittstellen: Einerseits wegen schnellerer Prozesse, wenn Sie beispielsweise außerhalb der Bürozeiten der Unterkunft online buchen und trotzdem zeitnah eine Buchungsbestätigung erhalten – andererseits, weil sie so eine nahtlose Guest Journey erfahren. Konkret bedeutet das, dass die Gäste in der Regel gar nicht merken, dass sie mehrere Systeme nutzen, wenn sie beispielsweise in der digitalen Gästemappe den Pre-Check-in durchführen, anschließend noch die Zimmerreinigung abbestellen und bei der Gelegenheit noch den digitalen Reiseführer durchstöbern. Sie wickeln alle Anliegen bequem über ein und dieselbe Anlaufstelle ab. Fazit: Eine Win-win-Situation in Sachen Mitarbeiter- und Gästezufriedenheit.
Beispiele aus der Praxis: Die Hotelsoftware-Schnittstellen von Gastfreund
Property Management Systeme (PMS)-Schnittstellen
3RPMS
- Journey Mail, die schon vor der Anreise direkt auf die digitale Gästemappe verweist und Angebote und Services des Hotels bewirbt
- Pre-Check-in für kürzere Wartezeiten bei der Ankunft
- Zimmerrechnung jederzeit einsehen
- Bezahlung
- Check-out
CASABLANCA hotelsoftware
- Journey Mail, die schon vor der Anreise direkt auf die digitale Gästemappe verweist und Angebote und Services des Hotels bewirbt
- Pre-Check-in für kürzere Wartezeiten bei der Ankunft
- Check-out
RoomRaccoon
- Journey Mail, die schon vor der Anreise direkt auf die digitale Gästemappe verweist und Angebote und Services des Hotels bewirbt
- Pre-Check-in für kürzere Wartezeiten bei der Ankunft
ASA Hotelsoftware
- Journey Mail, die schon vor der Anreise direkt auf die digitale Gästemappe verweist und Angebote und Services des Hotels bewirbt
Gastfreund arbeitet stetig an den vorhandenen Schnittstellen sowie der Anbindung weiterer Property Management Systeme. Sollten Sie Fragen zu einer bestimmten Integration haben, informieren wir Sie gerne direkt. Wenden Sie sich einfach unter info@gastfreund.net oder telefonisch unter +49 831 930 657-0 an uns.
Weitere Hotelsoftware-Schnittstellen
Darüber hinaus gibt es noch weitere Software-Integrationen, die das Gästeerlebnis bei der digitalen Gästemappe von Gastfreund verbessern und dabei eine nahtlose Guest Journey ermöglichen. Zu den Services, die Gäste dann direkt innerhalb der digitalen Gästemappe nutzen, gehören unter anderem:
Sie möchten ebenfalls von Gastfreund und den verschiedenen Hotelsoftware-Schnittstellen profitieren? Gerne zeigen wir Ihnen Ihre Möglichkeiten.
