Was bedeutet Selbstorganisation? Sie bedeutet, eigene Entscheidungen über Abläufe und Prozesse treffen zu können. In der Arbeitswelt zählt z.B. dazu, ToDos im Blick zu haben und eigenständiges und stressfreies Arbeiten durch freie Gestaltung. Auch Teams können selbstorganisiert arbeiten. Das betrifft die Erstellung eigener Arbeitsinhalt, das Festlegen von Zielen und die Erstellung eigener Arbeitsinhalte. Dabei ist es nicht möglich, an starren Hierarchien festzuhalten, vielmehr sollte Verantwortung an unterschiedliche Teammitglieder abgegeben werden
Projektmanagement Bildschirmfoto / Bildquelle: Beide factro.de
factro Meeting-Funktion (Vorbereitung)
Vorteile von selbstorganisierten Teams
Selbstorganisierten Teams fällt es einfacher Ziele zu erreichen, da sie viel agiler arbeiten und reagieren können als klassisch geführte Teams. Dadurch kann im besten Fall sogar Zeit eingespart werden. Das ist beispielsweise besonders in Branchen wie der Gastronomie wichtig, die mit Personalmangel zu kämpfen haben.
In selbstorganisierten Teams lassen sich Arbeitsabläufe wesentlich freier gestalten. Produktive Phasen können so optimal von den Teammitgliedern genutzt werden. Das fördert nicht nur die Kreativität, sondern auch die Produktivität und schafft ein angenehmes Arbeitsumfeld. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Mitarbeitenden durch mehr Eigenverantwortung gebraucht fühlen und so die Motivation steigt.
Tipps zur Umsetzung
Das selbstorganisierte Arbeiten ist nicht von heute auf morgen umsetzbar, denn ein Team braucht auf dem Weg dorthin Führung. Gerade bei klassisch organisierten Teams ist diese Arbeitsweise eine große Umstellung und braucht Zeit. Deshalb ist es wichtig, Schritt für Schritt vorzugehen. Dabei sollte folgendes beachtet werden:
- 1. Vertrauen aufbauen: Damit selbstorganisierte Teams funktionieren, ist es wichtig, dass die Führungskraft ihnen vertraut und umgekehrt. Deshalb muss Freiraum für eigene Entscheidungen und Verantwortung geschaffen werden.
- 2. Ziele setzen: Zu Beginn sollte dem Team eine Richtung gegeben werden, auf die es hinarbeiten kann. Das Ziel sollte dabei klar definiert und kommuniziert sein.
- 3. Kommunikation fördern: regelmäßiger Austausch ist das A und O. Informationen müssen transparent und für alle zugänglich sein.
- 4. Regelmäßiges Feedback: Wie läuft die Zusammenarbeit? Werden Zwischenziele und Meilensteine erreicht? Wiederkehrende Meetings können dabei helfen, diese Punkte zu besprechen und so die Zusammenarbeit zu verbessern.
- 5. Methoden implementieren: Um den Einstieg in das selbstorganisierte Arbeiten zu erleichtern, sollten zu Beginn verschiedene Methoden und Techniken besprochen und mit an die Hand gegeben werden, die dabei unterstützen.
Digitale Unterstützung mit Tools
Selbstorganisierte Teams arbeiten nicht zwangsläufig in einem Raum, besonders dann, wenn auch flexible Arbeitszeiten möglich sind. Daher müssen Wege gefunden werden, wie die Zusammenarbeit auch dann optimal unterstützt werden kann. Ein Tipp ist der Einsatz von digitalen Tools, denn so können die Mitarbeitenden von überall arbeiten. Einige Hotels bieten bereits flexible Arbeitsbereiche an. Das soll die Zusammenarbeit stärken, kann aber auch dabei helfen, Engpässe bei den Mitarbeitenden auszugleichen.
Projektmanagement-Software
Mit Hilfe von Projektmanagement-Tools können Teams ihre Projekte perfekt organisieren. Das praktische dabei ist, dass so eine Software von überall aus genutzt werden kann. In factro hat beispielsweise jede Person ihr eigenes Dashboard, mit allen relevanten Aufgaben. Das Dashboard ist dann wiederum in “Verantwortung” und “Ausführung” unterteilt. So können diese Aufgaben getrennt voneinander betrachtet werden. Die Aufgaben in der Ansicht können entweder nach Priorität oder Dringlichkeit geordnet werden, so bleiben Deadlines immer im Blick.
Die Kommentar-Funktion in den Aufgaben ist ein praktischer Weg, um Rückfragen zu stellen: Man ist sofort in der Aufgabe und weiß, worum es geht. Eine weitere Funktion sind die ToDo-Listen, die man entweder für sich selbst anlegen oder im Team teilen kann. In einer gemeinsamen Team-Liste können alle wichtigen Aufgaben oder auch selbst erstellt Notizpunkte gesammelt werden. Zusätzlich ist auch die Erstellung von Meeting-Agenden möglich. Dafür können einfach die Aufgaben per Drag&Drop in die Liste gezogen und diese im Team geteilt werden. So sind Meetings optimal vorbereitet. Ein weiteres Plus: Änderungen werden im automatisierten Meeting-Protokoll festgehalten.
Kommunikations-Tool
Damit die Kommunikation immer fließen kann, sollten auch digitale Tools zum Einsatz kommen, über die weniger wichtige Absprachen laufen können. Viele Messenger bieten neben einer Chatfunktion auch die Option Videotelefonie an, wie zum Beispiel Slack. In dem Tool können verschiedene themenbezogene Channel erstellt, aber auch Direktnachrichten versendet werden. Und falls doch mal etwas unklar ist, gibt es die Möglichkeit, eine kurze Videokonferenz abzuhalten. Auch Dokumente und Dateien können in dem Tool mit anderen geteilt werden.
Dokumentenmanagementsystem
Neben dem Organisieren von Projekten und der Kommunikation steht auch Transparenz im Mittelpunkt der Zusammenarbeit. Damit wichtige Dokumente und Dateien für alle Teammitglieder verfügbar sind, lohnt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems, in dem alle Dateien abgelegt und sortiert werden.
In Goolge Drive ist es beispielsweise möglich, verschiedene Ordner anzulegen und Dokumente hochzuladen. Zudem können in dem Tools auch Dokumente neu erstellt werden, z.B. Textdokumente, Tabellen oder auch Präsentationen. Für die gemeinsame Bearbeitung können andere Teammitglieder freigegeben werden.
Schichtplanungstool
Um sicherzustellen, dass immer genügend Personal anwesend ist, eignet sich der Einsatz eines Schichttools, wie beispielsweise Papershift. So können Schichtpläne erstellt, Verfügbarkeiten abgefragt oder auch Abwesenheiten angelegt werden. Ebenfalls möglich ist, dass sich die Mitarbeitenden Schichten selber einteilen können. So können selbstorganisierte Teams ihren Schichtplan gestalten und Schichten auch untereinander tauschen.
Der Weg zur Selbstorganisation: Erfolgsrezept für starke Teams
Selbstorganisation ist keine einfache Aufgabe, aber mit der richtigen Herangehensweise und Unterstützung kann sie zu einer effektiveren und harmonischeren Teamarbeit führen. Mit mehr Eigenverantwortung können Teams ihre Arbeit selbst organisieren, was sich positiv auf die Leistung und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz auswirkt. Digitale Tools unterstützen zusätzlich dabei, die Arbeit zu organisieren, die Kommunikation getrennt zu gestalten und Transparenz zu stärken.
