„Bewahren Sie ihre Gegenwart, damit sie in Zukunft eine Vergangenheit haben. Zu kompliziert? Gar nicht“, schreibt der führende Hotelhistoriker Europas und Hotel Inside-Kolumnist, Andreas Augustin. Mit anderen Worten: Pflegen Sie Ihr Hotelarchiv! Wie man das macht, erklärt Augustin im folgenden Inside-Beitrag.
Ich habe ChatGPT gebeten, mir eine genaue Erklärung für das wunderbare englische Wort „Sustainability“ zu geben. Zunächst einmal, wie wir ja gründlich gelernt haben, bedeutet es „nachhaltig“. Die weiterführende Definition bringt uns zu unserem heutigen Thema. „Sustainability bezieht sich auf etwas, das über einen längeren Zeitraum aufrechterhalten werden kann, ohne die Ressourcen zu erschöpfen oder die Umwelt zu schädigen. Dabei kann es sich um verschiedene Bereiche wie Umwelt, Wirtschaft oder Soziales handeln und impliziert die Verantwortung, die Bedürfnisse der heutigen Generation zu erfüllen, ohne die Möglichkeiten zukünftiger Generationen zu beeinträchtigen.“ Schöner hätte ich es nicht ausdrücken können.
Diese Nachhaltigkeit, meine Damen und Herren, bezieht sich nicht nur auf Umweltbewusstsein, sondern auch auf Ihr Geschichtsbewusstsein. Geschichte geschieht jetzt, während wir hier gemütlich beisammensitzen. Sie schreiben gerade mit Ihrem Hotel Geschichte. Sie produzieren Speisekarten, sei es traditionell gedruckt oder digital. Sie schaffen Momente für Ihre Gäste, für sich selbst und für Ihr Personal. Doch wo werden diese Momente festgehalten? Was passiert damit? Wer wird sich morgen oder in zehn Jahren noch an eine Preisliste von heute erinnern? Wer wird nachvollziehen können, was Sie zu besonderen Anlässen als Menüs angeboten haben? Welche Silvestermenüs oder Hotelbroschüren werden noch existieren?
Die Antwort heißt: Hotelarchiv
Die Führung eines Hotelarchivs ist kein großer Aufwand. Das Schwierigste daran ist sicherlich, die richtige Person zu bestimmen, regelmäßig Materialien zu sammeln. Dazu gehören Fotos, Speisekarten, Broschüren, Dokumente, Berichte über Umbauten und Renovierungen sowie wichtige Anschaffungen. Auch die Erinnerungen langjähriger Mitarbeiter, die für Ihr Hotelarchiv niedergeschrieben werden, sind von unschätzbarem Wert.
Sie müssen für eine praktikable Datenbank kein Geld ausgeben und das Rad nicht neu erfinden. Legen Sie, zum Beispiel, eine Excel Datei an, in der Sie die Ereignisse chronologisch ordnen und unkompliziert abrufen können. Wesentlich ist schließlich, dass sie das Material nicht nur sammeln, sondern schlussendlich der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung stellen. Sei es online, oder als Publikation. Vom PDF bis zum aufwändig illustrierten Buch reicht die Palette. Dabei sind Urheberschutz, korrekte Zitierweise und einfache akademische Richtlinien zur Aufarbeitung und Recherche historischer Zusammenhänge zu beachten.
Wofür das Ganze? Ein paar Stichworte: Marketing, Identitätsstiftung, Ideen für Veranstaltungen, bevorstehende Jubiläen. Vielleicht zur Abwechslung mal aus Fehlern der Vergangenheit lernen. Ein Logbuch führen, um Anekdoten und Geschichte zu bewahren. Alles regelmäßig ausdrucken und an einem sicheren Ort außerhalb des Hotels aufbewahren. Sprechen sie mit Ihrem Heimatarchiv/Museum. Die freuen sich über solchen Unterlagen und werden sie fachgerecht verarbeiten. Lassen sie eine eigene Sammlung für ihr Haus anlegen.
Ich weiß, dass Sie derzeit andere Sorgen haben, aber die ordentliche Führung eines Hotelarchivs wird Ihnen und vor allem den kommenden Generationen eines Tages eine Sorge weniger bereiten. Das verspreche ich Ihnen.
