Navigieren Sie durch den Wandel in der Zahlungsabwicklung von Hotels: Von eigenständigen zu integrierten Systemen

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Einführung

Die Art und Weise, wie Hotels ihre Zahlungen abwickeln, unterliegt einem bedeutenden Wandel. Integrierte Zahlungslösungen treten allmählich in den Schatten traditioneller, eigenständiger Zahlungssysteme. Shiji Insights hat sich mit James Montague, Senior Director von Shiji payment Solutions, zusammengesetzt und ihn zu den Feinheiten der Zahlungsabwicklung in Hotels befragt. Dabei wurden die versteckten Kosten von Einzelsystemen und die kostensenkenden Vorteile von integrierten Dienstleistungen untersucht.

Bevor wir zu unserem Interview mit James kommen, sollten wir uns einen Moment Zeit nehmen, um einige wichtige Aspekte der Zahlungsabwicklung zu besprechen.

Zusammenfassung des Interviews

In unserem Interview mit James werden die wichtigsten Unterschiede und Vorteile zwischen integrierten und eigenständigen Zahlungssystemen für Hotels beleuchtet. Er betont, wie wichtig es ist, die Funktionen der einzelnen Systeme, die Zahlungsoptionen und die Einsparungen bei den Arbeitskosten zu bewerten.

Integrierte Systeme werden aufgrund ihrer Sicherheitsvorteile empfohlen, einschließlich der Token-gestützten Datenverarbeitung und des geringeren Betrugsrisikos, was zu einem geringeren PCI-DSS-Anwendungsbereich führt. Diese Systeme sparen nicht nur Arbeitskosten, sondern erhöhen auch die Zufriedenheit und Sicherheit der Gäste.

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James rät Hoteliers, ihren Gesamtbetrieb zu bewerten, bestehende Herausforderungen zu identifizieren und einen geeigneten Zahlungssystempartner auszuwählen. Er weist darauf hin, dass die Einsparungen zwar unterschiedlich ausfallen, Hotels mit zahlreichen Transaktionen jedoch erhebliche Kosteneinsparungen und spürbare Verbesserungen der Servicequalität erzielen können.

Versteckte Kosten von Einzellösungen

Einer der wichtigsten übersehenen Kostenfaktoren bei Einzelsystemen ist der Arbeitsaufwand. Die Zeit, die für doppelte Buchungen, Fehlerkorrekturen und den Abgleich von Transaktionen aufgewendet wird, kann sich zu beträchtlichen Arbeitsstunden summieren. Dies wirkt sich nicht nur auf die Effizienz des Betriebs aus, sondern erhöht auch die Betriebskosten des Hotels.

Vorteile von integrierten Zahlungslösungen

Integrierte Zahlungssysteme in der Gastronomie verbessern das Erlebnis für die Gäste und die betriebliche Effizienz. Funktionen wie Pay-at-Table-Optionen beschleunigen die Bezahlung von Rechnungen, verbessern die Kundenzufriedenheit und erhöhen die Umsatzraten an den Tischen, während der automatische Abgleich die Finanzprozesse rationalisiert.

Eine Kostenvergleichstabelle für ein Hotel mit F&B-Dienstleistungen, das eigenständige Systeme im Vergleich zu integrierten Systemen einsetzt, zeigt, dass ein integrierter Ansatz auf lange Sicht erhebliche Einsparungen bringt, vor allem aufgrund der geringeren Arbeitskosten und der höheren betrieblichen Effizienz. (Siehe Tabellen unten)

Diese Beispiele verdeutlichen, dass die Kosteneffizienz integrierter Zahlungssysteme mit der Größe des Hotelbetriebs zunimmt, insbesondere wenn F&B-Services involviert sind.

Szenario Eins: Kleines Hotel ohne Food & Beverage Dienstleistungen

Szenario zwei: Mittleres Hotel mit mehreren Terminals

Szenario 3: Großes Hotel mit umfangreichem Speisen- und Getränkeangebot

Szenarien und Kosten-Nutzen-Analyse

Die Entscheidung, auf ein integriertes System umzusteigen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem von der Anzahl der Zahlungsterminals und dem Vorhandensein von F&B-Dienstleistungen. In einem Szenario, in dem ein Hotel mehrere Terminals und einen stark frequentierten F&B-Service hat, kann der Wechsel zu einem integrierten System wirtschaftlich vorteilhaft sein. Die Automatisierung von Aufgaben wie dem Abgleich und die Verbesserung der Erfahrungen der Gäste können zu erheblichen Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen führen.

Nachfolgend finden Sie unser ausführliches Interview mit James Montague, Senior Director, Shiji payment Solutions. James ist seit 2007 in der Zahlungsbranche tätig und leitet die internationalen Zahlungslösungen für alle Shiji-Produkte und -Regionen.

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Shiji Einblicke: Können Sie die grundlegenden Unterschiede zwischen eigenständigen und integrierten Zahlungssystemen in Hotels erklären?

James Montague: Eigenständige Verarbeitung bedeutet, dass die beiden Systeme nicht miteinander kommunizieren können; der Kassierer/Bediener muss mehrere Schritte wiederholen und Daten manuell zwischen dem Geschäftssystem und dem Zahlungsterminal übertragen. Überlegen Sie, ob Sie den Vorgang einmal im Geschäftssystem durchführen, ihn dann am Zahlungsterminal wiederholen, die manuelle Quittung aushändigen und hoffen, dass durch die doppelte Eingabe alles korrekt ist.

Die integrierte Zahlungsabwicklung macht diesen manuellen Aufwand überflüssig und ermöglicht es dem Geschäftssystem, den Zahlungsprozess ohne manuelle Schritte und doppelte Eingaben zu erleichtern.

Welche versteckten Kosten sind mit Standalone-Zahlungsterminals verbunden, die Hoteliers möglicherweise übersehen?

James Montague: Eine der größten Kosten, die vielleicht nicht so offensichtlich ist, sind die Arbeitskosten. Wenn man den Zeitaufwand für die doppelte Buchführung und den zusätzlichen Aufwand für die Korrektur von Fehlern, den Abgleich und die Nachforschung nach Transaktionen berücksichtigt, kann man täglich viele Arbeitsstunden einsparen.

Wie kann ein integriertes Zahlungssystem den Zahlungsprozess in einem Hotel optimieren?

James Montague: Mit einem integrierten Modell kann das Geschäftssystem (z. B. Hotel PMS oder Food & Beverage POS) mit dem Zahlungsterminal kommunizieren; dadurch entfallen die manuelle Eingabe, die manuelle Buchung und der manuelle Abgleich. Zusammen mit der Automatisierung ermöglicht die integrierte Verarbeitung den Hoteliers die Nutzung zusätzlicher Funktionen, wie z. B. die automatisierte Abrechnung und die automatisierte schrittweise Vorautorisierung.

Wie wirkt sich die Wahl des Zahlungssystems auf das Erlebnis des Gastes aus, insbesondere bei F&B-Dienstleistungen?

James Montague: Es gibt nichts Schlimmeres, als mit dem Essen fertig zu sein, die Rechnung anzufordern, auf die Rechnung zu warten, mit Karte zahlen zu wollen, die Karte auszuhändigen oder darauf zu warten, dass man ein Terminal an den Tisch bringt. Dann können Sie endlich bezahlen. Manchmal dauert das mehr als 5 Minuten, wenn man nur bezahlen und gehen will.

Integrierte Verarbeitungslösungen speziell für F&B verbessern diesen Prozess erheblich mit TablePay, das auf dem Zahlungsterminal läuft und es dem Kellner ermöglicht, den Scheck zu ziehen und ihn vom Zahlungsterminal auszudrucken, die Zahlung zu akzeptieren, wobei sie nahtlos auf dem F&B POS verbucht wird, und zusätzliche Optionen wie E-Mail-Quittungen beschleunigen den Prozess, so dass der Gast schneller bedient werden kann und der Tisch gedeckt und für den nächsten Gast bereit ist.

Die Gäste wollen immer häufiger die Kontrolle über das Erlebnis selbst übernehmen oder haben Bedenken hinsichtlich der Zahlungssicherheit und der Angabe ihrer Karte. Mit MobilePay für F&B kann der Gast die Kontrolle über den Prozess übernehmen, indem er einen QR-Code auf dem Tisch oder der Rechnung scannt. Sie können die Rechnung sofort einsehen, die Zahlung abwickeln, eine E-Mail-Quittung erhalten und zusätzliche Trinkgelder oder Kommentare hinterlassen.

Darüber hinaus wurde eine größere Auswahl an Zahlungsmitteln gefordert. Viele unserer integrierten Lösungen bieten eine große Auswahl an alternativen Zahlungsmethoden wie Apple Pay, Google Pay, Alipay, GrabPay, Ideal, PayPal oder WeChat, so dass die Gäste mehr Möglichkeiten haben, zu bezahlen und, was noch wichtiger ist, mit einer vertrauten Zahlungsmethode zu bezahlen, die ihnen vertraut ist.

Welche Schlüsselfaktoren sollte ein Hotelier berücksichtigen, wenn er sich zwischen eigenständigen und integrierten Zahlungssystemen entscheidet?

James Montague: Lassen Sie sich beraten oder informieren Sie sich über die Möglichkeiten der Integration mit verschiedenen Erwerbern/Verarbeitern. Nicht alle bieten die gleichen Funktionen oder die gleiche Unterstützung für Zahlungsmittel. Prüfen Sie auch den Umfang Ihrer Compliance (z. B. PCI-DSS) und wie die Verwendung von Funktionen einer integrierten Lösung wie Tokenization Ihren Umfang und damit Ihre Kosten reduzieren kann.

Bei der Betrachtung des kommerziellen Aspekts sollten Sie die Einsparungen bei den Arbeitskosten im Auge behalten; schließlich sollten Sie durch den Einsatz einer integrierten Lösung Nettoeinsparungen erzielen und keine zusätzlichen Kosten verursachen.

Welche Rolle spielt die Technologie für die Zukunft der Zahlungsabwicklung in Hotels?

James Montague: Für die Zukunft der Zahlungsabwicklung in Hotels ist die Technologie von zentraler Bedeutung. Wir haben uns von verschiedenen Zahlungsmethoden zu Cloud-fähigen Integrationen entwickelt, die keine Vor-Ort-Systeme erfordern. Der Schwerpunkt liegt auf der Omnichannel-Abwicklung, die es den Gästen ermöglicht, online zu bezahlen und in der Filiale anzupassen, wodurch ein nahtloses Erlebnis von der Buchung bis zur Kasse geschaffen wird. Dies ist besonders wichtig in unserer Branche, in der die Gäste während ihrer Reise oft mehrere Male den “Bezahlvorgang” durchlaufen. Wir können dies mit Hilfe von Technologie erleichtern und die Reise für den Gast reibungsloser und freundlicher gestalten.

Darüber hinaus hat die Technologie den Abgleich durch automatisierte Prozesse unter Verwendung von Daten der Zahlungspartner vereinfacht, wodurch die tägliche manuelle Arbeit entfällt. Darüber hinaus sind Zahlungsdaten von entscheidender Bedeutung für die Entwicklung analytischer Erkenntnisse über das Verhalten der Gäste, die Gewährleistung einer sicheren und gesetzeskonformen Datenverarbeitung und die Verknüpfung von Ausgaben in verschiedenen Hotels und Geschäften.

Gibt es Sicherheitsvorteile von integrierten Systemen gegenüber eigenständigen Terminals?

James Montague: Ich habe zu oft gesehen, dass Hotels eigenständige Systeme verwenden, die meine Karte manuell in das PMS eingeben oder eine Kopie davon machen. Vollständig integrierte Lösungen bieten eine tokenisierte und sichere Möglichkeit zur Erfassung und Speicherung von Karteninhaberdaten und reduzieren gleichzeitig den PCI-DSS-Umfang für das Hotel.

Aus der Perspektive des eCommerce verringert sich das Risiko von Betrug und Rückbuchungen, wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Integration über Betrugsüberprüfungs- und 3D-Secure-Funktionen verfügt.

Wie können integrierte Zahlungslösungen zum Gewinn eines Hotels beitragen?

James Montague: Es gibt drei Hauptkategorien, die wir erörtert haben: Arbeitsersparnis durch Automatisierung und Verringerung des manuellen Aufwands, Beschleunigung des Prozesses, was die Zufriedenheit der Gäste erhöht und es einer F&B-Filiale ermöglicht, die Tische schneller umzudrehen, und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, die nicht nur den Umfang der Einhaltung der Vorschriften und die Kosten verringern, sondern auch den Ruf des Hotels schützen.

Das spart Arbeit, beschleunigt den Service und die Zufriedenheit der Gäste und erhöht die Sicherheit. Diese drei Punkte machen auf lange Sicht einen großen Unterschied. Im Alltag sind es nur kleine Schritte, aber in der Summe sehen wir eine große Verbesserung.

Welchen Rat würden Sie einem Hotelier geben, der zögert, von einem eigenständigen zu einem integrierten Zahlungssystem zu wechseln?

James Montague: Denken Sie über Ihren gesamten Betrieb nach und wie Integration und Automatisierung diesen ergänzen können. Erkennen Sie die Probleme in den verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens, vom Front Office bis zum Finanzwesen, und überlegen Sie, wie diese durch Integration gelöst werden können. Suchen Sie sich einen Acquirer oder Prozessor aus; nicht alle sind gleich. Wenn Sie noch unentschlossen sind, sollten Sie es versuchsweise einsetzen und die Ergebnisse bewerten; es wird Ihnen sicher Vorteile bringen.

Es ist schwer, eine allgemeingültige Zahl zu nennen, aber wir haben gesehen, dass Hotels ihre Kosten um bis zu 100.000 senken konnten. Es wird nicht für jeden das Gleiche sein. Wenn Sie jedoch eine hohe Anzahl von Transaktionen pro Monat haben, können die Einsparungen beträchtlich sein, und die Gäste werden die Qualitätsverbesserung bemerken.

Wichtigste Erkenntnisse:

Arbeitseffizienz: Integrierte Systeme reduzieren den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe und Fehlerkorrektur drastisch, was zu erheblichen Arbeitseinsparungen führt.

Verbessertes Erlebnis für Gäste: Funktionen wie Pay-at-Table in F&B-Services beschleunigen den Bezahlvorgang und verbessern die allgemeine Zufriedenheit der Gäste.

Kosteneffizienz: Integrierte Zahlungslösungen sind zwar mit höheren Anfangsinvestitionen verbunden, bieten jedoch langfristige Einsparungen durch betriebliche Effizienz und geringere Fehlerquoten.

Entscheidungsfaktoren: Bei der Umstellung auf integrierte Systeme sind Faktoren wie die Anzahl der Terminals und der Umfang der F&B-Dienste entscheidend für die Kostenwirksamkeit.

Zukunftssicher: Integrierte Zahlungssysteme sind ein Schritt in Richtung eines zukunftssicheren Hotelbetriebs, der den sich verändernden Erwartungen der Gäste und den technologischen Fortschritten im Gastgewerbe gerecht wird.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eigenständige Zahlungssysteme in der Hotelbranche zwar eine wichtige Rolle gespielt haben, dass aber eine Verlagerung hin zu integrierten Lösungen zu beobachten ist. Diese Systeme verringern die versteckten Arbeitskosten und verbessern das Erlebnis für den Gast, was sich positiv auf das Endergebnis eines Hotels auswirkt. Hoteliers sollten ihre betrieblichen Anforderungen und die potenziellen Vorteile der Integration sorgfältig prüfen, bevor sie sich entscheiden. Mit dem richtigen Ansatz kann der Übergang von eigenständigen zu integrierten Zahlungssystemen ein strategischer Schritt zu mehr Effizienz und Rentabilität im Gastgewerbe sein.