Preisuntergrenze Teil 1
ABGRENZUNG VON HOTELBEISPIELEN
Die nachfolgende Beschreibung und Anleitung soll dabei unterstützen, die Berechnung der Preisuntergrenze für eine Veranstaltung zu erstellen. Da dies insbesondere in Full Service Hotels eine Herausforderung sein kann, versuchen wir uns schrittweise einem Ergebnis anzunähern. Hierzu wurden 3 Hoteltypen definiert, welche in der Komplexität aufsteigend sind.
Eventlocation – Basics
Eine Eventlocation, welche ausschließlich Veranstaltungsflächen für MICE-Geschäft zur Verfügung stellt und der Einfachheit halber nur einen Raum hat. Umsätze und Kosten können dadurch voll in die Berechnung der Preisuntergrenze aufgenommen werden, zusätzlich ist keine Unterteilung auf verschiedene Kostenstellen oder Abgrenzung zwischen Profit und Cost Centern vorzunehmen.
Tagungshotel – Advanced
Dieser Hoteltyp entspricht einem klassischen Tagungshotel, welches seinen Fokus klar auf Meeting und Events legt und die eindeutig damit in Verbindung stehenden Leistungen wie Übernachtung, sowie Food & Beverage anbietet. Ausgeschlossen in diesem Beispiel ist jegliches Leisure-Geschäft sowie sonstige Leistungen, welche nicht im Zusammenhang mit einer Veranstaltung in dem jeweiligen Hotel stehen.
Full Service Hotel – Nerds
Ein Full Service Hotel stellt einen klassischen Hotelbetrieb dar, wie er überwiegend in der deutschen Hotellandschaft vorkommt. Es ist dabei nicht relevant, welchen Anteil am Gesamtumsatz der Veranstaltungsbereich hat. Anhand dieses Beispiels sollen Störfaktoren und etwaige, herauszurechnende Effekte aufgezeigt werde. Da dies letztendlich aber immer eine Frage des jeweiligen Betriebes ist, werden zuvor genannte Faktoren und Effekte nur erläutert, eine genaue Berücksichtigung der jeweiligen Berechnung gilt es für den jeweiligen Betrieb zu definieren.
DIE MASTER-EXCEL
Die Excel-Tabelle soll eine einfache Berechnung der Preisuntergrenze (PUG) ermöglichen. Dabei gibt es verschiedene Stufen der Preisuntergrenze und einen daraus abgeleiteten Deckungsbeitrag. Diese Werte sind miteinander verknüpft, wobei der Deckungsbeitrag den Betrag darstellt, der zur Deckung der nachgelagerten Kosten dient. Wir gehen davon aus, dass Verpflegungs- und Raumkosten separat berechnet werden, sodass die Raummiete nicht in die Tagungspauschale einbezogen ist. Warum? Die Kosten für den Raum bleiben im Wesentlichen gleich, unabhängig davon, wie viele Personen den Raum nutzen. Aus diesem Grund leiten wir eine klare Handlungsempfehlung ab: Die Raumkosten sollten getrennt von der Pauschale berechnet werden. Diese Verkaufsstruktur ist besonders relevant angesichts von Energiekrisen und steigenden Kosten für Bauarbeiten und Rohstoffe. Es erfordert genaues Hinschauen und bietet eine solide Argumentationsgrundlage für diese Herangehensweise.
Die Werte für die Berechnung der Preisuntergrenze können im besten Fall aus einer detaillierten betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) durch den Steuerberater entnommen werden. Es ist jedoch zu beachten, dass diese BWA auf der genauen Periode basiert. Das bedeutet, dass Umsätze und Kosten der betrachteten Periode tatsächlich zugeordnet sind und nicht auf Grundlage von Zahlungsein- und ausgängen erstellt wurden. Bei Fragen dazu könnt ihr gerne euren Steuerberater hinzuziehen. Die Umsätze sind zwar hauptsächlich für die Preisuntergrenze nicht notwendig, aber für den Deckungsbeitrag und einige Kennzahlen sind sie relevant.
Nutzt die Excel-Tabelle gerne, um eure jeweilige Preisuntergrenze zu berechnen. Am Ende der Tabelle stehen verschiedene Kennzahlen, die später in diesem Abschnitt erläutert werden.
Kommen wir nun zu den einzelnen Abschnitten:
Die Umsätze und Warenkosten werden netto erfasst – also ohne Umsatzsteuer – und in die Tabelle eingetragen. Entsprechend ist die am Ende berechnete Preisuntergrenze ebenfalls netto, was dementsprechend berücksichtigt werden muss. Die Umsätze sollten idealerweise in die Kategorien Food, Beverage, Raummiete und Technik aufgeteilt werden. Die Kosten sollten ebenso in Food, Beverage, Sonstiges und variable Personalkosten unterteilt werden. Variable Personalkosten können zum Beispiel Leiharbeitskräfte und Aushilfen sein, die auf Stundenbasis bezahlt werden. Die klare Erfassung von Umsätzen und Kosten ermöglicht es später, den Wareneinsatz und die Kostenquote zu berechnen. Raumbedingte Kosten werden zu einem späteren Zeitpunkt erfasst und fallen normalerweise unter die anlagenbedingten Kosten.
Wenn wir nur die Kosten für Food und Beverage sowie die variablen Personalkosten betrachten und diese durch die Anzahl der abgerechneten Personen in der erfassten Periode teilen, ergibt sich die PUG I (auch kurzfristige Preisuntergrenze genannt), für die Verpflegungskosten. Dies setzt voraus, dass die variablen Personalkosten ausschließlich für die Bewirtung der Teilnehmer anfallen und nicht für die Bereitstellung des Raums. Sollte dies der Fall sein, müssen diese Kosten gesondert berücksichtigt werden.
Im nächsten Schritt widmen wir uns den operativen Kosten, welche alle Kosten umfassen, die mit dem operativen Betrieb in Verbindung stehen. Zunächst sind hier die Personalkosten zu erfassen, die nicht direkt von der Umsatzhöhe abhängen. Diese Kosten werden in der Regel als sprungfixe Kosten
