Die fehlerhafte Abrechnung von Spesen ist keine Bagatelle. 3,5 Milliarden US-Dollar – so viel verlieren Unternehmen laut SAP Concur weltweit jährlich aufgrund betrügerischer Handlungen von Mitarbeitenden. Auch bei Reisekosten wird oft bewusst falsch abgerechnet und absichtlich falsche Angaben zu den Geschäftsreisekosten angegenen.. Am häufigsten tricksen Geschäftsreisende beim Einreichen von privaten Taxibelegen und beim Essen gehen mit Familie und Bekannten auf Firmenkosten.
Vier Abrechnungstricks bei GeschäftsreisenUnzulässige Ausgaben: Laut Oversight beinhalten 20% der Reisekostenabrechnungen mindestens eine unzulässige Auslage. Es gibt extreme Fälle wie die, in denen Wirtschaftsprüfer aufdeckten, dass Mitarbeiter den Eintritt in einen Themenpark für vier Personen oder eine als Geschäftsreise klassifizierte Kreuzfahrt auf ihrer Reisekostenabrechnung untergebracht hatten. All diese Beispiele waren natürlich nicht geschäftsbezogen. Es handelte sich um Fälle von Abrechnungsbetrug.
Aufgeblasene Spesenabrechnungen: Ein Mitarbeiter gibt zum Beispiel 30 Euro für eine Taxifahrt aus, aber der zur Erstattung eingereichte Betrag beläuft sich auf 130 Euro. Möglich ist dies häufig durch relativ kleine Änderungen, die an der Quittung vorgenommen werden – im Beispielfall wäre einfach eine zusätzliche Ziffer auf der oftmals noch handschriftlich ausgestellten Taxiquittung zu ergänzen.Am häufigsten falsch abgerechnet werden übrigens Tankfahrten gefolgt von Bewirtungs-, Tank- und Parkbelegen. Die Beträge, die so „erschwindelt“ werden, liegen in den meisten Fällen zwischen 10 und 30 Euro. Bei einem Drittel der falsch gemachten Angaben handelt es sich um zusätzliche Kosten zwischen 30 und 50 Euro.
Gefälschte Belege: Auch Ausgaben, die nie getätigt wurden, werden teilweise abgerechnet. Dazu werden Belege (etwa Schecks oder Rechnungen, die mit einem Desktop-Publishing-Programm erstellt wurden) oder unausgefüllte Vordrucke eingereicht, die sich Mitarbeiter in Restaurants, Hotels oder Taxen besorgt und mit einem fiktiven Betrag ausgefüllt haben.
