Wie unterstützt hotelkit die Operations Abteilung bei der Organisation des Hotelbetriebs?
Philip: Ich leite im Moment die Koordination und Implementierung von hotelkit im Radisson Blu Chongqing. Zusätzlich verbringe ich viel Zeit in einem weiteren Hotel, dem Radisson Chongqing South Hot Spring, welches in der Pre-opening Phase ist und hotelkit noch nicht implementiert hat.
hotelkit ist auf meinem Smartphone immer und überall verfügbar. Das spart viel Zeit und beschleunigt die Arbeitsprozesse: Mit hotelkit kann ich genau mitverfolgen, sobald ein Gästewunsch erstellt wird, bis dieser erledigt wird. Durch die Statistikfunktion sehe ich wie lange wir zur Erledigung der Gästewünsche brauchen und das macht die Produktivität direkt messbar. Sollte ein Gästewunsch nach zu langer Zeit noch offen sein, kann ich die zuständigen Mitarbeiter*innen noch einmal erinnern. Es ist eine große Unterstützung für unsere Operations Abteilung.
Ich kann durch hotelkit den Arbeitsfortschritt mitverfolgen, obwohl ich die meiste Zeit im zweiten Hotel verbringe. Ich sehe stets die genaue Anzahl von erstellten und erledigten Gästewünschen.
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Gästewünsche und Reparaturen sind die meistgenützten Tools in eurem Hotel. Wie nutzt ihr sie konkret?
May: Wenn die Auslastung in unserem Hotel sehr hoch ist, erhalten wir natürlich auch mehr Gästewünsche. Zum Beispiel viele Anfragen für Seifen und andere Hygieneprodukte kommen dann rein. Durch hotelkit werden diese Wünsche schnell und nachvollziehbar an die entsprechenden Kolleg*innen weitergeleitet.
Meine Lieblingsfunktion in hotelkit ist die Dokumentation der angefragten Produkte. Dadurch können wir beim Einkauf berücksichtigen, was häufig angefragt wird, und mehr davon vorrätig halten. Das trägt auch zur Kostenkontrolle bei.
Unsere Housekeeping-Supervisor überprüfen täglich die Zimmer. Bei Bedarf wird ein Reparaturauftrag in hotelkit erstellt. Das Erstellen eines Reparaturauftrags finde ich sehr einfach, weil wir nur die Zimmernummer und den Reparaturtyp eingeben müssen. Weitere Details kann man im Textfeld ergänzen.
Philip: Wir verwenden die Gästewünsche- und Reparaturfunktion am meisten, da sie aus meiner Sicht den Kernbedürfnissen von Hotels entsprechen. Vor der Implementierung von hotelkit wurden die Wünsche der Gäste telefonisch an das Gästeservicecenter weitergeleitet und von dort an die entsprechenden Abteilungen weitergegeben. Seit der Implementierung von hotelkit werden nun fast alle Anfragen im Gästewünsche Tool von hotelkit erstellt. Das Telefon wird dafür nicht mehr verwendet.
Wie verlief die Einführungsphase von hotelkit? Seid ihr mit dem Kundenservice zufrieden?
Philip: Wir sind äußerst zufrieden mit dem Kundenservice von hotelkit. Aufgrund des Zeitunterschieds zur hotelkit Zentrale in Österreich, haben wir anfangs viel per E-Mail kommuniziert. Später wurden online Schulungen in der Muttersprache der Mitarbeiter*innen durchgeführt, was die Implementierung wesentlich erleichterte. Alle nahmen teil und Fragen konnten direkt beantwortet werden. Das war äußerst effektiv.
Außerdem sind die vielen chinesischen Tutorial Videos in hotelkit sehr hilfreich, um im Nachhinein die Funktionen noch einmal durchzugehen. Durch die Suchfunktion mit Stichwörtern findet man immer sehr einfach das passende Tutorial zu vielen Themen. Zur Einschulung neuer Mitarbeiter*innen nutzen wir unter anderem auch Videos, worin die hotelkit Funktionen einfach erklärt werden. Das ist sehr hilfreich.
Wie ist das Feedback der Mitarbeiter*innen zu hotelkit?
May: Eine Funktion von hotelkit, die unsere Mitarbeiter*innen besonders nützlich finden, ist die Möglichkeit, den Zimmerstatus jederzeit über ihr Smartphone zu überprüfen. Dadurch entfällt das lästige Herumtelefonieren. Sie können den aktuellen Status der Zimmer einsehen und den besten Zeitpunkt für Serviceleistungen oder Reparaturen feststellen.
Würdet ihr hotelkit weiterempfehlen?
Philip: Natürlich empfehlen wir hotelkit uneingeschränkt weiter.
hotelkit hat unsere traditionelle Arbeitsweise durch Digitalisierung ersetzt und gleichzeitig unsere Produktivität beschleunigt. Unsere tägliche Arbeit wird nun in Ziffern messbar angezeigt, was eine bessere Planung und Kontrolle ermöglicht.
