Buchungsbestätigungs-E-Mails für Hotelreservierungen

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Was ist eine Bestätigungs-E-Mail für eine Hotelbuchung?

Eine Buchungsbestätigungs-E-Mail ist eine elektronische Nachricht, die Hoteliers senden, um Gästen zu versichern, dass deren Zimmerreservierung angenommen wurde. Die Bestätigungs-E-Mail für eine Hotelreservierung ist von entscheidender Bedeutung und sollte unmittelbar nach Abschluss der Buchung gesendet werden. Die Unmittelbarkeit erfüllt den Hauptzweck der E-Mail – dem Gast zu versichern, dass er das bekommt, wofür er gerade bezahlt hat. Eine Bestätigungs-E-Mail muss mindestens das gebuchte Zimmer, die gewählten Daten und den gezahlten Preis enthalten.

Eine Hotelbuchungsbestätigungs-E-Mail dient als Dokumentation, auf die der Gast in den Wochen, Tagen und Stunden vor dem Check-in problemlos zugreifen kann. Im Idealfall sollte es Anweisungen enthalten, wann und wie man zu Ihrem Hotel gelangt. Alle Extras, die möglicherweise zu der Reservierung hinzugefügt wurden, sollten aufgeführt sein – Frühstück, Abendessen, Parken, später Check-out. Es sollte den Gast darüber informieren, wie er bezahlt hat und mit welcher Kreditkarte.

Eine Bestätigungs-E-Mail für eine Hotelbuchung soll dem Gast ein sicheres Gefühl vermitteln. Wie wir weiter unten sehen werden, kann es jedoch noch viel mehr sein.

In diesem Blog finden Sie die vollständige Anleitung zu Buchungsbestätigungs-E-Mails – deren Zweck, ihr Potenzial und wie Sie eine gute E-Mail schreiben.

Warum eine Buchungsbestätigungs-E-Mail für Hotels wichtig ist

Bestätigungs-E-Mails für Hotelbuchungen erfüllen eine scheinbar einfache Funktion: die Bestätigung von Reservierungen. Aber diese entscheidende Botschaft so einfach zu betrachten bedeutet, eine Fülle von Chancen zu verpassen.

Eine Hotelbuchungsbestätigungs-E-Mail kann für das Hotel genauso wichtig sein wie für den Gast, da sie eine fantastische Gelegenheit bietet, mit Ihren Gästen in Kontakt zu treten und ihnen zu zeigen, worum es in Ihrem Hotel geht. Eine einmalige Gelegenheit, einen unvergesslichen ersten Eindruck zu hinterlassen (der in Zukunft zu höherer Gästezufriedenheit, Markentreue und mehr Hotelbuchungen führen wird).

Auch aus Sicht der Verwaltung sind Bestätigungs-E-Mails hilfreich. Sie dienen als Dokumentation, auf die sowohl Sie als auch Ihre Gäste zugreifen können, was Klarheit bei Reservierungsänderungen, Stornierungen oder Modifikationen schaffen kann. Für jedes dieser Ereignisse ist eine weitere Bestätigungs-E-Mail erforderlich, was Ihrem Hotel wiederum ermöglicht, zu beeindrucken.

Bestandteile einer Hotelbuchungsbestätigungs-E-Mail

Welche Informationen sollte Ihre Hotelreservierungs-E-Mail enthalten? Hier sind einige Schlüsselelemente, die eine gute E-Mail umfassen sollte:

Buchungsdetails/Reservierungszusammenfassung: Nach der Navigation Ihres (hoffentlich einfachen und intuitiven) Onlinebuchungsprozesses, dient die E-Mail als Bestätigung aller wichtigen Buchungsdetails, einschließlich Reisedaten, Gäste, Zimmertyp und Preis.
Buchungsnummer: Jede Bestätigungs-E-Mail sollte eine Referenznummer enthalten, die der Gast angeben kann, um die Buchung zu überprüfen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Hotelinformationen: Wo ist Ihr Hotel? Wie kommen die Gäste dorthin? Wo parkt man? Wann ist Ihre Rezeption geöffnet? Welche Richtlinien müssen Gäste vor der Ankunft kennen?
Check-in-/Check-out-Anweisungen: Wann kann ein Gast einchecken und was muss er über den Check-in-Vorgang wissen?
Zahlungsinformationen: In der Bestätigung sollten der gezahlte Gesamtpreis, eine Aufschlüsselung dieses Preises einschließlich aller relevanten Steuern und die Zahlungsmethode einschließlich der verwendeten Kreditkarte aufgeführt sein.
Zusätzliche Annehmlichkeiten und Dienstleistungen: Sie sollten alle zusätzlichen Dienstleistungen angeben, die der Gast gebucht hat, aber Sie sollten auch die Gelegenheit nutzen, Extras zu bewerben, die Gäste möglicherweise einschließen möchten: Essen und Trinken, Spa, privater Parkplatz, Touren usw.
Hotelpersonalisierung und Branding: Es sollte sofort klar sein, woher die Bestätigung stammt. Präsentieren Sie Ihr Logo und Ihre Markenfarben und scheuen Sie sich nicht, im Text ein wenig Persönlichkeit zu zeigen.
Call-to-Action (CTA): Was soll Ihr Gast tun, nachdem er diese E-Mail gelesen hat? Da er nun einen Aufenthalt fest gebucht hat, können Sie die Gelegenheit zum Upselling oder Cross-Selling nutzen oder das Erlebnis verbessern, indem Sie verkaufsorientierte Inhalte wie Blogs und herunterladbare Führer über die Region anbieten.

So schreiben Sie eine Buchungsbestätigungs-E-Mail

Schritt 1: Listen Sie alle Informationen auf, die Ihre Bestätigungs-E-Mail enthalten soll.
Schritt 2: Erstellen Sie ein leicht verständliches Layout, das Platz für alle Informationen bietet. Stellen Sie sicher, dass Ihr Logo und Ihre Farben verwendet werden.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Betreffzeile und stellen Sie sicher, dass sie weniger als 60 Zeichen umfasst. Arbeiten Sie daran, es kompakt und überzeugend zu machen.
Schritt 4: Erstellen Sie einen Fließtext, der dem Leser die Navigation in der E-Mail erleichtert und ihn für seinen Aufenthalt begeistert. Durch die Verwendung von Persönlichkeit und die Formulierung in Ihrer Markenstimme wird es aussagekräftiger.
Schritt 5: Erstellen Sie einen Call-to-Action, der den Leser zum Handeln bringt. Dies ist eine der wenigen automatisierten E-Mails, bei denen Sie davon ausgehen können, dass der Empfänger sie öffnet. Nutzen Sie es.

Automatisieren Sie Hotelbestätigungs-E-Mails und mehr mit Little Hotelier

Sind Sie bereit, Ihr Gästeerlebnis zu verbessern? Nutzen Sie das Potenzial effektiver Gästekommunikation mit Hotelbestätigungs-E-Mails, die ansprechen, begeistern und konvertieren. Little Hotelier ist ein All-in-One-Buchungssystem, das den Hotelumsatz um bis zu 43 % steigern kann.

Auf Ihrer eigenen Hotel-Website können Sie alles haben, was Sie zum Annehmen von Reservierungen benötigen, einschließlich E-Mail-Automatisierung. Es gibt fünf verschiedene E-Mails, die Sie verwenden und anpassen können, um Gästen alle nötigen Informationen zukommen zu lassen, darunter:

Buchungsbestätigung – Stellen Sie sicher, dass der Gast seine Reservierungsdaten rechtzeitig nach der Buchung erhält.
Buchungsänderung – Bestätigungsdetails, wann immer Sie oder ein Gast eine Änderung an seiner Reservierung vornehmen müssen.
Buchungsstornierung – Eine Benachrichtigung, um den Gast darüber zu informieren, dass seine Buchung storniert wurde.
Nachricht vor der Ankunft – Teilen Sie Ihren Gästen mit, wann sie ankommen sollen, und erlauben Sie ihnen, von Ihren zusätzlichen Angeboten zu profitieren.
Nachricht nach der Abreise – eine Folgenachricht, um Gästen für ihren Aufenthalt zu danken und um Feedback zu ihrem Aufenthalt zu erbitten, einschließlich der Abgabe einer Bewertung.