Eine smarte Zimmerkontingentierung bedeutet vor allem: höhere Gästezufriedenheit und Individualität mit weniger Aufwand und höherer Umsatz durch gezielte Zusatzverkäufe. Die Planung von Veranstaltungen wie Hochzeiten oder Konferenzen birgt nicht nur organisatorische Herausforderungen, sondern bedeutet auch immer einen administrativen Mehraufwand – gerade, was das Handling von Abrufkontingenten angeht. Fehlende Transparenz, manuelle Kontingentverwaltung und unklare Prozesse führen schnell zu Überbuchungen, verpassten Verkaufschancen und unnötigem Stress für alle Beteiligten.
Hier setzt der DIRS21 Event-Assistent an: Mit einer maßgeschneiderten Event-Seite und einer automatisierten Zimmerbuchungsstrecke wird die Kontingentverwaltung deutlich vereinfacht. Das System sorgt dafür, dass verfügbare Zimmer geplant verteilt und Zusatzleistungen clever platziert werden – ganz ohne manuelle Eingriffe. Das Resultat: mehr Umsatz, zufriedenere Gäste und deutlich weniger Aufwand.
Die größten Herausforderungen bei der Kontingentverwaltung
Manuelle Kontingentverwaltung ist in vielen Häusern noch Alltag und birgt enorme Risiken. Sobald mehrere Personen parallel an einer Veranstaltung arbeiten oder Zimmeranfragen per E-Mail oder Telefon eintreffen, ist das Chaos vorprogrammiert.
Typische Schwachstellen
- Fehleranfällige Prozesse: Excel-Listen sind oft unübersichtlich und manuell eingegebene Reservierungen anfällig für Fehler und Missverständnisse.
- Unklare Verfügbarkeiten für Gäste: Wenn Gäste nicht wissen, welche Zimmer und Belegungsmöglichkeiten verfügbar sind, buchen sie woanders – oder gar nicht.
- Nicht genutztes Umsatzpotenzial: Ohne integriertes Upselling entgehen viele Chancen auf Mehrerlöse durch Zimmer-Upgrades oder Zusatzleistungen.
- Fehlende Echtzeit-Übersicht: Durch manuelle Anpassungen und Listen, werden nicht benötigte/stornierte Zimmer nicht oder zu spät in den freien Verkauf zurückgegeben und können so nicht weiterverkauft werden.
DIRS21 Event-Assistent: Zimmerkontingente effizient verwalten
Mit dem DIRS21 Event-Assistenten behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Zimmerkontingente. Ob für Hochzeit, Konferenz oder Promotionen – Sie erstellen eine individuelle Landingpage mit integrierter Buchungsstrecke, auf der Gäste ihre Unterkunft selbst buchen können. Die Besonderheit: Die Kontingentverwaltung läuft vollautomatisch im Hintergrund.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Automatische Kontingentzuweisung: Verfügbarkeiten werden in Echtzeit angepasst. Sobald ein Gast bucht, wird das Kontingent aktualisiert – ganz ohne Ihr Zutun.
- Vermeidung von Überbuchungen: Das System gibt nur Verfügbarkeiten außerhalb des definierten Kontingents in den freien Verkauf weiter
- Transparenz für alle Beteiligten: Gäste sehen auf einen Blick, welche Zimmer noch verfügbar sind. Veranstalter behalten den Überblick über den aktuellen Buchungsstatus.
Von der Einladung bis zur Buchung – der nahtlose Prozess
- Individuelle Eventseite: Die zentrale Informations- und Buchungsplattform im Look & Feel Ihrer Veranstaltung oder Ihres Unternehmens.
- Integrierte Buchungsstrecke: Gäste wählen ihr Zimmer und mögliche Zusatzleistungen bequem online – direkt über die Eventseite.
- Automatische Verfügbarkeitssteuerung: Buchungen fließen direkt ins System ein, das die Kontingente aktualisiert.
- Gezieltes Upselling: Höherwertige Zimmerkategorien oder Services wie Late Check Out oder Spa werden aktiv im Buchungsprozess angeboten.
Praxisbeispiele: So profitieren verschiedene Eventformate von intelligenter Kontingentierung
1 – Hochzeiten: Brautpaare bieten ihren Gästen über eine personalisierte Eventseite nicht nur Informationen zur Feier, sondern auch direkte Zimmerbuchung im Hotel an. Die automatische Kontingentverwaltung verhindert Überbuchungen und vereinfacht die Planung – sowohl für das Paar als auch für das Hotel.
2 – Konferenzen: Für mehrtägige Business-Events mit unterschiedlichen An- und Abreisetagen ist eine dynamische Kontingentverwaltung essenziell. Der DIRS21 Event-Assistent sorgt für eine reibungslose Zimmervergabe und eine transparente Übersicht über gebuchte und noch verfügbare Zimmer.
3 – Promotions & Sonderaktionen: Exklusive Angebote für Stammgäste oder Teilnehmer spezieller Veranstaltungen lassen sich über begrenzte Kontingente und auch ohne Buchungscodes abbilden
Fazit: Bessere Auslastung, weniger Aufwand
Die automatisierte Kontingentverwaltung des DIRS21 Event-Assistenten schafft Struktur, Transparenz und Effizienz bei der Zimmervergabe im Rahmen von Veranstaltungen. Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler und schöpfen das Umsatzpotenzial Ihrer verfügbaren Zimmer voll aus.
