Die Hotellerie kommt nicht zur Ruhe und veraltete PMS-Lösungen ziehen Hotels zurück. Schwerfällige, langsame und anfällig für Cyber-Bedrohungen sind Altsysteme nicht mehr zeitgemäß. Wenn Ihr Hotel noch auf ein veraltetes PMS angewiesen ist, finden Sie hier die Gründe, warum 2025 das Jahr für ein Upgrade ist – sortiert nach der Dringlichkeit.
1. Cyber-Bedrohungen sind real und kostspielig
Hacker lieben Hotels. Gästedaten – Kreditkartennummern, Passdaten und persönliche Vorlieben – erzielen im Darknet einen hohen Preis. Bei einem Cyberangriff auf eine große Hotelkette im Jahr 2024 wurden Millionen von Datensätzen offengelegt, was zu Klagen und Rufschädigung führte. Moderne PMS-Anbieter setzen KI-gesteuerte Sicherheit, verschlüsselte Datenbanken und eine 24/7-Bedrohungsüberwachung ein, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Wer an einem veralteten System festhält, ist nur eine Sicherheitslücke von einer Katastrophe entfernt.
2. Die DSGVO und die Datenschutzgesetze werden verschärft
Hotels, die internationale Gäste betreuen, sehen sich mit einem Labyrinth von Vorschriften konfrontiert – DSGVO in Europa, CCPA in Kalifornien und Datenlokalisierungsgesetze in Ländern wie China und Brasilien. Ein PMS, das die Einstellungen für die Datenaufbewahrung und -konformität nicht automatisch verwaltet, setzt Ihr Hotel dem Risiko hoher Geldstrafen aus. Neue Systeme verfügen über integrierte Compliance-Tools, die dies für Sie erledigen.
3. Die Cloud ist unverzichtbar, nicht optional
Wenn Ihr PMS aufgrund eines lokalen Serverausfalls abstürzt, verlieren Sie Buchungen und verärgern Gäste. Cloudbasierte PMS-Lösungen eliminieren dieses Risiko und bieten automatische Backups, Echtzeit-Updates und Zugriff von überall – ob an der Rezeption, über ein Tablet im Housekeeping oder über Ihr Smartphone am Flughafen. Verabschieden Sie sich von Ausfallzeiten und Wartungsalpträumen.
4. Gäste erwarten digitalen Komfort
Niemand möchte in einer Check-in-Schlange warten. Gäste erwarten heute einen mobilen Check-in, digitale Zimmerschlüssel und die Möglichkeit, Serviceanfragen sofort über ihr Handy zu stellen. Ein modernes PMS ermöglicht diese Funktionen und stellt sicher, dass Ihre Unterkunft die Erwartungen großer Ketten und innovativer unabhängiger Unternehmen erfüllt.
5. Ein PMS sollte verbinden, nicht isolieren
Ein PMS, das nicht mit Ihrem Revenue-Management-System, Ihrem CRM oder Ihrem Zahlungsgateway kommuniziert, führt zu Engpässen. Die besten Lösungen bieten nahtlose API-Integrationen, die eine Zusammenarbeit der Systeme ermöglichen – Aktualisierung der Zimmerverfügbarkeit in Echtzeit, Synchronisierung der Gästevorlieben und Optimierung der Abläufe ohne endlose manuelle Dateneingabe.
6. Automatisierung spart Zeit und Geld
Weisen Sie Zimmer immer noch manuell zu? Stimmen Sie Rechnungen immer noch von Hand ab? Ein modernes PMS automatisiert diese Aufgaben mit KI-gesteuerten Arbeitsabläufen, reduziert menschliche Fehler und setzt Personal für die Gästebetreuung frei. Stellen Sie sich ein System vor, das Zimmermädchenaufgaben automatisch auf der Grundlage der Check-out-Zeiten zuweist – kein hektisches Treiben mehr in letzter Minute.
7. Ihr PMS sollte zu Ihrem Hotel passen, nicht umgekehrt
Viele herkömmliche PMS-Lösungen zwingen Hotels zu starren Arbeitsabläufen. Wenn Ihr System die Personalisierung von Dienstleistungen erschwert und nicht erleichtert, verwenden Sie das falsche. Ein modernes PMS passt sich der Art und Weise an, wie Ihre Marke Geschäfte macht, nicht umgekehrt.
8. Daten sollten Entscheidungen vorantreiben, nicht verwirren
Alte PMS-Systeme bieten entweder keine Analysefunktionen oder überfluten Hotels mit Tabellen. Ein modernes System liefert klare Echtzeit-Einblicke – Umsatztrends, Buchungsmuster der Gäste und Auslastungsprognosen – auf einem übersichtlichen Dashboard. Schluss mit Rätselraten und umständlichen Berichten.
9. Das Ende der eigenständigen Channel-Manager
Für die Verwaltung von OTA-Angeboten war früher eine separate Channel-Management-Software erforderlich. Das ist jetzt nicht mehr der Fall. Die neuesten PMS-Lösungen integrieren diese Funktion und stellen sicher, dass Preise und Verfügbarkeit automatisch auf allen Plattformen synchronisiert werden, wodurch Überbuchungen reduziert und Kosten für Software von Drittanbietern eingespart werden.
10. Altsysteme geraten ins Hintertreffen
Die Technologie entwickelt sich rasant weiter. Ein in den 2010er Jahren entwickeltes PMS kann nicht mit KI-gesteuerten Preisgestaltungsmaschinen, Sprachsteuerungsfunktionen oder intelligenten Raumintegrationen mithalten. Anstatt ein veraltetes System zu flicken, sollten Sie in ein zukunftssicheres PMS investieren, um sicherzustellen, dass Ihr Hotel auch in den kommenden Jahren wettbewerbsfähig bleibt.
Das Fazit
Hier geht es nicht nur um ein Upgrade – es geht ums Überleben. Hotels, die die Modernisierung hinauszögern, werden mit Ineffizienz, Compliance-Risiken und unzufriedenen Gästen zu kämpfen haben. Das richtige PMS-Upgrade im Jahr 2025 bedeutet weniger Kopfschmerzen, zufriedenere Gäste und ein besseres Geschäftsergebnis. Warten Sie nicht, bis Ihr System ausfällt – machen Sie Ihr Hotel jetzt zukunftssicher.
Senior Vice President für Amerika, Shiji Group
Dieser Artikel wurde ursprünglich im „Hotel Yearbook“ veröffentlicht. Er wurde hierher verschoben, da er zur Shiji-Familie der Marken für Gastgewerbetechnologie gehört.
